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办公室自动化对秘书工作的影响

自从计算机和自动化技术的发展，许多办公室自动化设备已被

应用到了工作中。在这些设备中，电脑是最常用的一种，已经

被大量应用于企业和机构的办公室中。尽管在某些方面，自动

化带来了便利和效率，但在另一些方面，这种技术对于传统的

秘书工作方式也产生了负面影响。本文将探讨办公室自动化对

秘书工作的影响，并分析其中的优劣。

自动化工具的出现使得秘书在许多方面得以轻松工作，减轻了

工作负担。秘书独立完成办公室中的组织和日常工作，并及时

响应所有需求，这已经成为了自动化时代的标签。自动预订系

统使得秘书可以轻松管理图书馆、场馆和会议预约等等。文档

处理软件更是援助秘书处理文件，加快文件的处理时间，同时

节约大量劳力。此外，传真、电话和电子邮件也成为秘书工作

中同步完成通信和交流的常用工具。

办公室自动化设备对于减少错误也有很大作用。错误对于秘书

工作尤为有害，这些错误可能导致组织在一定程度上面临风险。

使用代码、图片和数字时，自动处理软件可以帮助秘书实现更

准确的数据输入和处理，从而避免或者减少错误。此外，自动

化设备也可以帮助秘书简化中文翻译、全文翻译和语言传翻等

工作，大大提高办公室工作效率。

当然，秘书一直是一个凭借人际关系、沟通技巧和敏锐观察力

来处理各种内部和外部问题的职业。现代的办公室自动化设备

虽然大大提高了秘书处理工作的效率和准确性，但由于自动化

系统的存在，秘书可能会从直接和员工、客户和上级交流中得

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到较少的机会。这也有可能导致秘书职业发展的限制。

当然，自动化的优势是变得越来越显著的：自动化在数据收集、

计算、分析和生成报告等方面也起到了重要作用。自动化可处

理从财务报告到市场分析等不同方面的数据，使秘书在数据管

理方面有更多的机会展示技能。此外，通过使用计划工具，秘

书可以识别任务的优先级并制定清晰的计划，从而更有效地分

配时间。

在秘书工作方面，由于办公室自动化的影响，秘书第一次感受

到了更广泛的应用范围。对于那些需要订购商品或使用合同的

公司，自动化可以帮助秘书直接在供应商网站上订购商品并生

成相应的汇总记录。对于需要对外发出公告或按照要求发布规

程的公司，秘书可以使用自动化系统根据要求自动完成公告和

规程的发布，节省了大量时间。当然，这个方案中的任何错误

都会对公司的声誉造成严重的损失。

在较大的公司中，秘书通常存在很多的行政核心职能，比如管

理前台、维护文件记录等等。办公室自动化设备已经进一步增

加了这些职能的复杂性：秘书需要相应的计算机技能来更好地

操作自动化设备。但是很多秘书并没有很好地掌握这些能力，

导致秘书和自动化设备之间存在着技术和沟通上的障碍。

总的来说，办公室自动化良好的应用可以帮助秘书更有效地处

理时间，将资源分配更加科学，增加对工作的把控。然而，也

应该看到，办公室自动化不是万能的，自动化设备虽然能够减

少错误，但在特殊情况下，仍然需要人力的配合、修改和适应。

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自动化也会消减人与人之间的交流机会。因此，秘书需要灵活

地掌握各种工具，发挥其自己的推动力，让自身的职业能够取

得更好的发展。办公室自动化是一种高度集成、基于电脑和网

络技术的办公环境和秘书工作新模式，其应用已经普及于企业

和机构的办公室之中。自动化设备的运用，既可以提升办公室

管理的效率，又可以优化秘书工作的流程。然而，办公室自动