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用Excel开发MIS的方法

目前国内管理信息系统(MIS)开发研制一般采用人们熟悉的

dBaseX、Foxbase或Foxpro等,这里将简要介绍如何用Excel开发MIS。

一般来说,一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组

成部分,用Excel处理这些部分均显得游刃有余。Excel是Windows环

境下的一种电子表格软件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用

性。它同时具有电子数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析

性能、报表制作工具和丰富的统计图表。笔者曾用中文Excel5.0for

Windows为一企业开发研制了一套物资管理、财会管理、营销管理和

人事管

理的MIS,充分感受到其强大功能和方便性。下面就信息输入、信息处

理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何

使用Excel。

一、信息输入

最常用的信息输入方法有三种,一是在工作表(WorkSheets)的单元格

(Cells)中直接输入文字和数据(重复数据可由填充把柄拖拉而得);二是

采用输入框(InputBox)输入少量数据;三是自行设计对话窗体(Forms),

在其上可加入标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和

命令按钮等,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字

体和图案等)。当然,Windows提供的剪裁板进行数据的复制或粘贴也

不失为一种常用的方法。此外,Excel还提供了强大的文件转换功能,

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可将Txt文件、dBase、Lotus1-2-3文件、QuattroPro文件、MSWork

文件、SYLK文件、DIF文件等直接转换为Excel工作簿文件,这就为数

据的共享、快速录入及转换提供了极大的方便。

二、信息处理

按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数

据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在dBase中,这些工作一

般需要编程设计,而在Excel中,几乎所有的工作均可由Excel本身提供

的功能轻松地完成。最常用的是右端数据菜单中的各项功能记录

单选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法排序

选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、

以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序筛选选项提供了隐藏

除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重

点显示提供了方便分类汇总选项提供了同类数据的汇总及统计方

法数据透视表选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理

解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度透视出求和值、

计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏

差、变异值、总体变异值。

表格设计是MIS的重点和难点之一,然而在Excel中,表格设计却易如反

掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一个三维电子表格,一个工作簿由若

干个工作表构成,每个工作表本身就是一张表格,它最多可达16384行

256列,足以满足表格设计的需要。表格中每一行的高度和每一列的宽

度均可随意调节,多余的行和列可以隐藏起来,表格中的每个单元格可

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