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公文发文管理规定

为了进一步规范公司发文办理工作，，结合公司电子公文系统

运用和公文运行管理实际，特制定本规定。

一、公司机关部门发文管理规定

（一）机关部门发文事项

１．为增强部门发文的权威性，结合各部门工作职责及发文

实际，对部门发文作进一步规范。机关各部门向所属各单位印发

部门文件应在规定的事项范围内，其余日常业务联系、商洽工作

的事项均以部门函件（带函件文头编号）或便函（带函件文头不

编号）形式印发。

２．部门发文主要包括以下四种情况：印发有关通知、通报；

对基层单位有关事项进行批复；印发表彰决定；印发部门规章制

度。

3．部门转发文件应遵循对等原则，按来文等级选择相应的

发文等级，不得随意提高转发文件的等级，可根据实际情况降低

发文等级。

（二）机关部门行文规则

１．除总经理办公室外，机关其他部门不得对外正式行文。

各部门可以部门函件、便函的形式对外联系和商洽工作。

２．各部门与所属各单位对口部门之间日常联系业务、商洽

工作、征询意见、沟通情况，可以部门函件或便函行文。

３．各部门在发文事项范围内向所属各单位印发部门正式文

件时，主送单位可写“各单位”或“ＸＸＸ单位”。但以部门函

件或便函对所属基层单位行文时，主送单位只能为各单位对口的

业务部门。

４．除人事处可就干部任免事项向机关内设机构印发部门文

件外，公司机关部门之间一般不互相正式行文。

５．部门间不联合行文。发文事项涉及多个部门时，由主办

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部门办文，并会签相关业务部门。

6．（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、团委可以在

职权范围内，分别向所属基层单位的对口部门行文。

7.办公室根据公司授权，可以向各单位（总支）行文。公

司的其他部门如（办公室）、组织部、思想政治工作处、工会、

团委不得对各单位（总支）发布指示性公文（通知、决定、批复、

意见），可根据公司授权，以公司名义向各单位（总支）行文。

8.公司的其他部门向所属各单位印发部门正式文件时，其

主送单位可分别使用“各单位，各单位纪检工作部门”；“各单位

群工作部门”；“各单位工会”；“各单位团委，各直属团总支、支

部”名称。

9．经公司正式发文成立的公司非常设办事机构，如“公

司职称改革领导小组”、“公司安全生产（HSE）委员会”等专项

工作领导小组和专业委员会，可以在职权范围内以本机构的名义

行文。

（三）部门文件印发注意事项

１．公司工作会议、领导干部会议的会议通知，以总经理

办公室文件印发；部门组织召开的公司级（一类会议）会议通知，

由主办部门起草，以总经理办公室函件印发；部门组织召开的业

务性（二、三类会议）会议通知，以部门函件或便函印发，不发

部门正式文件。

２．公司领导同志的讲话，原则上在会上以会议文件形式

印发；会后确需印发的重要讲话，可以《办公室通报》印发。部

门文件、函件均不印发领导讲话。

3．年度工作要点除公司专项安排外，均以部门文件印发。

（四）各类文头管理

对公司所有文件、会议纪要、简报、通报等文头实行统一

归口管理，规范审批。机关各部门新增文头应填写申请表（见附

件2），经总经理办公室审批并统一制作后方可使用。

公司分管领导组织相关部门召开的专业会议，只有形成议

定事项的，方可下发《专业办公会纪要》；没有议定事项的，不

发会议纪要。会议纪要标题不能使用通用标题，必须明确会议内

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容。

二、公司所属各单位发文管理规定

（一）所属各单位常用文件文头分类

所属各单位常用文件文头包括：文件（上行文、下行文）、函

件、经理办公会纪要、ＸＸＸ分公司简报等（见附件6）。

所属各单位组织常用文件版头包括：文件（上行文、下行文）、

函件（见附件7）。

（二）所属各单位行文规则

１．所属各单位就业务范围内的重大事项向公司报送“请示”、

“报告”等上行文，应使用上行文文头，主送机关应写“”，

不得主送某个业务部门，如“财务资产处”。

２．各单位除办公室外，其他部门不得对外正式行文。各单