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项目工程资料管理
工作方案
工程项目的资料管理是一项重要的工作。在工程项目的建设过程
中产生大量的文件、资料、数据和信息,对于领导指导工作、控制规
划目标、掌握准确、完整的工程信息、确保项目目标的圆满实现,将
起到重要的辅助作用。为了保证工作到位,现将资料管理的工作方案
列举如下:
一.资料管理制度
1.一切与工程有关且必须保管存档的资料,须在资料室登记并
分类保管,然后再发放给相关单位或个人,并需签字认领。
2.工程资料立卷应有确切的标题、卷内目录、备考表,装订整
齐、牢固、封面书写工整、卷容美观。
3.各类资料要分类管理,资料的收发、转发要专门记录。
4.如有关单位或个人要借阅工程资料,需填写借条,并说明归
还的具体时间,然后找分管领导签字后方可借用。
二.资料管理人员的工作职责
1、负责项目工程资料管理,组织协调和指导工程项目建设各单位对
项目竣工文件资料编制和项目文件资料的整理,督促工程建设各方按
档案管理规范完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目
文件资料整理归档工作。
2、负责各类工程资料的日常文印和发送签收工作。
3、负责定期、不定期地对工程施工单位和监理单位的项目文件资料
内容进行检查,抽查,并督促其与工程建设进度同步,确保其工程各
类资料齐全、完整,内容准确、真实。
4、及时收集项目建设各阶段文件资料,并根据国家有关规定,并按
档案管理的要求进行整理归档,建立各单项或单位工程的资料档案。
5、保管项目的工程资料,并提供使用,对项目工程资料的不齐全,
不完整,应向分管领导及时汇报,并督促工程管理人员及时收集。
6、有关单位或个人要查阅资料,须经分管领导同意,方予查阅。
7、工程项目竣工验收交付后,负责向有关部门办理移交手续。
三、工程资料管理方案
1、工程资料的分类(附图)
2、工程资料的收集
①项目工程文件资料的收集与各方责任;合同、协议明确了工程建设
各方提交文件资料和整理归档的责任。
A、项目准备阶段形成的前期文件,由建设单位各承办部门负责收
集积累,勘勘察察设计单位文件的收集,由其向建设单位档案部门
提交有关设计基础资料和设计文件..
项目在建工程施工阶段有关文件资料,由工程部现场专业工程师进
行搜集整理,并按规定及时移送资料室..
工程建设施工阶段的文件资料,凡项目实行总承包的,由各分包单
位负责其分包项目全部文件的收集,积累,整理,并提交总包单位汇
总,凡由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集,
项目监理文件由监理单位收集,积累,整理.建设单位授权的项目监
理单位应负责监督,检查项目建设中文件资料收集,积累和完整,准
确及真实情况,以及竣工验收中文件资料审核,并经审核,签认后向
建设单位提交监理业务范围内的有关报告等监理文件资料.
②收集范围:按建设工程档案管理要求的规定和建设项目文件归档范
围以及工程资料的分类进行收集.
③收集时间:各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时
收集.
④项目文件资料的质量要求
a.字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备.
b.永久、长期保存文件不应用易褪色的书写材料书写,绘制.
c.复印、打印文件及照片字迹.线条和影像的清晰及牢固程度应符合
设备标定质量.
d.录音、录像文件应保证载体的有效性.
e.电子文件应以光盘为长期储存介质.
3.项目竣工文件的编制:竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负
责审核.建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工
图.
4.工程资料、文件的整理与归档
a.有关建设项目的前期文件资料及验收文件,应根据其性质,内容,
分别按年度、项目的单项或单位工程整理.
b.项目文件资料的组卷要求,组卷遵循项目文件资料的形成规律和
成套性特点,保持卷内文件有机联系,分类科学,组卷合理,法律性
文件手续齐备,符合档案管理要求。项目施工文件按单项工程组卷,
竣工图按结构、水电、暖通消防、环保等顺序组卷;管理性文件按
问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷,原材料实
验按单项工程组卷。
c.案卷编目;按要求组卷后,卷内按归档存放的文件资料内容的排列
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