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公司公章证照管理制度

第一章总则

为加强公司公章及相关证照的管理，确保公章的安全、合法使用，维护公司合法权益，依据国家法律法规及公司相关制度，特制定本公章证照管理制度。本制度适用于公司所有部门及员工。

第二章制度目的

1.规范公章及证照的使用流程，确保公章和证照的安全存放与有效使用。

2.确保所有公章的使用符合公司内部管理规定，避免公章被滥用或非法使用。

3.提高公司证照管理的规范性和透明度，保障公司合法权益。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有公章、证照及相关材料的管理，包括但不限于：

1.法人章

2.财务章

3.合同章

4.项目专用章

5.各类营业执照、许可证、资质证书等

第四章管理规范

4.1公章的管理

1.公章的保管

-公章由专人负责保管，保管人应具备相应的管理权限。

-公章应存放在安全的地方，使用保险柜或其他安全设施，确保其不被非授权人员接触。

2.公章的使用

-使用公章需填写《公章使用申请表》，详细说明使用目的、使用部门、使用时间等信息。

-申请表须经过部门经理审核，并由法务部门审批。

-公章使用后，需在《公章使用登记册》中进行记录，注明使用人、使用时间、使用目的及归还时间。

3.公章的归还

-使用完毕后，公章应及时归还，保管人需核对《公章使用登记册》，确保记录无误。

4.2证照的管理

1.证照的保管

-所有证照由专人负责保管，并建立专门的证照管理台账，记录证照名称、编号、有效期等信息。

-证照应存放在安全的地方，避免遗失或损坏。

2.证照的使用

-使用证照须填写《证照使用申请表》，并注明使用目的、使用部门、使用时间等信息。

-证照的使用须经部门经理审核及法务部门审批。

3.证照的更新与续期

-所有证照的有效期由专人定期检查，确保及时更新及续期。

-有效期临近的证照，需提前一个月进行续期申请，确保公司业务不受影响。

4.证照的废止

-当证照不再使用或过期后，需填写《证照废止申请表》，报主管领导审批，并由法务部门进行处理。

第五章操作流程

5.1公章使用流程

1.申请人填写《公章使用申请表》并提交至部门经理。

2.部门经理审核后，将申请表提交至法务部门。

3.法务部门审批通过后，申请人到保管人处领取公章。

4.使用公章后，申请人及时归还公章，并填写《公章使用登记册》。

5.2证照使用流程

1.申请人填写《证照使用申请表》并提交至部门经理。

2.部门经理审核后，将申请表提交至法务部门。

3.法务部门审批通过后，申请人领取证照。

4.使用证照后，申请人及时归还证照，并填写证照管理台账。

第六章监督机制

1.定期检查

-公司将定期对公章及证照的管理情况进行检查，确保制度的有效实施。

-检查结果将形成书面报告，提交至高层管理人员。

2.反馈与改进

-各部门应定期反馈公章及证照管理中的问题，法务部门将根据反馈进行制度的修订与完善。

-对于管理过程中出现的违规行为，需及时进行处罚，并形成制度内的案例以供警示。

3.培训与宣传

-定期对员工进行公章及证照管理的培训，提高员工对制度的理解与遵守。

-加强对公章及证照管理制度的宣传，确保每位员工知晓相关规定。

第七章附则

1.本制度自发布之日起实施，由法务部门负责解释和修订。

2.各部门应根据本制度的规定，结合自身实际情况，制定相应的实施细则。

3.本制度的修订应经过法务部门审核并报公司高层批准。

结束语

本公章证照管理制度的制定，旨在为公司在公章和证照的使用与管理中提供明确的指导，确保公司日常运营中的合法性与安全性。通过规范的管理流程和监督机制，提升公司整体管理水平，维护公司的合法权益。希望各部门积极配合，共同落实本制度。