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项目信息资料管理办法

1、目的

规范项目信息资料管理，做好项目各类信息的收集和整理工作，

真实反映和记录项目管理的全过程，达到及时汇报、信息共用、资源

共享，并为项目管理提供真实详细的现场施工资料。

2、工作要求

2.1项目部应根据公司的要求，建立满足项目施工管理需要的档

案资料室，由项目技术专员负责收集、整理、保管本项目各类信息资

料，并向项目负责人汇报。部门商务资料专员应及时监督项目部负责

人将信息资料准确、及时、完善地传递回公司，并按规定进行归档、

移交工作。

2.2项目信息资料管理必须贯穿于项目管理的全过程，项目信息

资料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，并按照项目信息

资料管理的要求及时整理。

3、信息管理职责

3.1项目部由项目技术专员负责项目运营资料及施工资料的编

制、整理、保管工作。由项目负责人按时的移交至部门商务资料专员。

3.2部门商务资料专员职责。

3.2.1负责建立、更新档案信息资料电子管理系统。

3.2.2负责及时监督项目部按时提交在项目过程形成的各类信

息资料，并根据资料的性质，进行分类管理。

3.2.3负责对项目部递交的信息管理资料进行初步审核。

3.2.4按照档案管理制度，建立部门档案室借阅登记制度，及时

向项目、部门、、公司管理部门提供所需资料。

4、项目信息资料的内容

4.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、

表格、音像资料等。

5、项目前期资料管理

5、1在项目中标后，工程管理部商务资料员因在施工承包合同

签订的15个工作日内从总经办借阅招投标文件、中标通知书、设计

图纸、施工总承包合同复印，并在部门档案室存档。

6、项目运营资料管理

6.1项目准备阶段

6.1.1各项目小组组长在公司签订施工承包合同后一个月内向商

务资料员借阅招投标文件、设计图纸，并经过调研后，由各项目小组

组长向部门商务资料员提交项目运营管理计划书，其中内容应包括优

化设计方案，进度计划，项目组织架构，人力资源计划，项目管理费

预算明细，采购成本分析，资金收支计划表，及本小组现阶段承接工

程进度节点及概况等。商务资料员汇总所有项目小组提交的项目运营

管理计划书递交至工程管理部负责人进行初步审查。

6.1.2由工程管理部组织召开项目筹备大会，由商务资料员发

工作联系函邀请工程部，采购部，财务部，总经办，人力资源部，市

场部，设计中心参会。会上由各项目小组阐述其项目运营管理计划书，

公司各部门研究分析后形成统一意见决定由某项目小组进驻项目现

场进行施工管理工作，并对其小组递交的项目运营管理计划书做出初

步批示。会后一周后由商务资料员整理，编写会议资料并报总经理批

示。审批后由商务资料员通知部门人员结果并将原件存档。

6.1.3项目筹备大会会议纪要审批后一周内项目小组将审批完

成后定案的项目运营管理计划书原件提交商务资料员存档。

6.2项目施工阶段

6.2.1项目部负责人每月5日前向公司提交下个月项目施工计

划表，经审批定案后三个工作日内将原件移交商务资料员存档，商务

资料员三个工作日内将复印件移交一份与项目采购专员。

6.2.2项目负责人每月15日前根据审批后项目施工计划表向公

司提交设备材料预申购表，经审批后三个工作日内将原件移交商务资

料员存档。

6.2.3项目负责人每月第三周周三前应将本项目的下月的资金

计划(只包括项目管理费)提交部门商务资料员，商务资料员整理汇总

后周六资金调度会前将所有项目的资金计划形成资金计划表提交财

务部。

6.2.4工程签证完成后一周内项目部应向采购专员提交申购单，

并跟进申购单审批流程，待申购单审批后三个工作日内将复印件交予

商务资料员存档。

6.2.5项目部在收货后一周内应将收货确认函原件移交采购专

员，并将复印件递交部门商务资料专员存档，

6.2.6每月5日前应向公司递交上月施工实际完成表。审批后

三个工作日内将原件递交部门商务专员存档。

6.2.7由项目负责人向公司递交分包合同审批表，其中分包单

位应提供分包单位资质，人员操作证书，人员联系单，全部人员身份

证复印件，团体劳动保险作为分包审批表的附件。经