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档案管理方法和措施

档案管理的方法和措施一、资料信息管理的主要内容1、建立系

统、完善的信息网1）根据性质的不同，建立相应的信息网络，明确联络

人员，保持稳定、畅通的信息渠道，保证工程信息能够准确、及时的传达

到有关各方。针对重大的工程技术问题和灾害性事故，应制定特别的信息

传递渠道，保证事故发生后，有关人员能够在第一时刻了解到事故状况，

迅速作出决策。

2）全面收集设计、施工等有关的工程信息和资料，通过计算机等先

进的设备和手段进行信息的统计、汇总、整理和存储，使设计者能够及时

了解到施工状况，施工者能够方便的查阅设计资料，管理者能够全面了解

工程情况，达到资源共享，提高信息资源的利用效率，从而提高项目的管

理水平。

3）建立信息发布制度。将工程信息进行整理和汇编，定期地向招标

人、使用方、政府职能部门、社会有关方面进行通报，接收监督。

2、档案管理的主要内容1）按照招标管理合同的相关要求，督促设

计方、施工方建立相应的档案制度，按照归档资料的统一表示，做好归档

资料的收集、分类、整理、汇编等工作，使档案资料规范化。

2）项目代建方指定专门部门进行工程档案的管理工作，定期检查各

分包档案资料的管理情况，分阶段地将工程资料

归档，保证工程档案的完整和有效。

3）建立工程档案的借阅制度，保证档案资料的安全。

4）档案管理的情况将定期向招标人、使用方报告，并定期接收检

查，按合同要求，在本工程竣工验收后，及时向招标人、使用方、广州市

城建档案馆提交本工程的全套工程档案。

3、信息及档案管理的措施1）组成专门小组负责收集工程、技术信

息及竣工档案的整理组卷归档工作。及时将工程、技术信息及竣工档案整

理验收小组负责人、工作人员名单、竣工档案整理工作计划、联系电话报

项目代建方。

2）立卷原则和分工①立卷应遵循工程文件形成的自然规律，保持

卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

②一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组

卷。

③工程文件可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、

施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

④招标人、使用方、施工方负责立卷范围按广州市城建档案馆制定

的《广州市建设工程档案编制指南》（试行）执行。

由招标人、使用方按项目立卷：工程准备阶段；由招标

人、使用方按单位工程立卷的竣工验收文件。

由施工方按单位工程立卷：施工及验收记录、竣工图。施工单位根据

《工程竣工档案验收小结提纲》的要求，编写工程竣工验收小结，施工单

位负责人签名，加盖公章，以备验收。验收后，工程竣工验收小结交项目

代建方。

由项目代建方按单位工程立卷：监理文件，在施工监理中形成的资料

档案十分重要，除部分资料交由施工单位组卷外，均应分类装订，监理文

件可先按按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，竣工后移交一套原件

给招标人、使用方存档。负责严格审核竣工档案的质量。填写《工程质量

保证资料审查记录》，一式三份，总监理工程师签字后，一份交项目代建

方，一份交施工方、监理方留存一份。监理方工程师审核竣工图后，应在

竣工图上签字并加盖监理单位公章。

监理方抽检材料、测量检测资料和备案需填写的表格按标段另行组

卷，其中除材料质检报告入施工单位档案外。监理单位在工程监理过程中

所形成的所有资料，如监理规划、会议纪要、月报、监理工作总结等按所

管标段分类整理装订成册。（此部分工作根据招标文件以及《项目代建合

同》的要求由项目代建方完成，具体实施由项目代建方负责）

二、工程项目档案目录及责任单位代分类编文件题细目属类

责

号号名号任单位1前期（准备）

1.1立项文件1.1.1立项申请报告及批复1投标人/使用方/

项目代建方1.1.2可行性研究报告及批复1.1.3环境质量报告及批复

1.1.4固定资产投资许可证或相应的资金证明文件21.2建设用地、征地

拆迁文件1.2.1建设用地批准书21.2.2国有土地使用证及附图1.2.3拆

迁补偿安置协议1.2.4建设用地规划许可证及附图31.3勘察、测绘、设

计文件1.3.1工程地质勘察报告31.3.2水文地质勘察报告1.3.3建设工

程测量记录册1.3.4规划设计文件1.3.5初步设计图纸和说