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文件控制程序

编号：XT-02-7.5-0001

1、目的

对企业质量、环境和安全管理体系所要求的文件进行控制，确保质量、环境

和安全管理体系运行各场所使用有效的版本文件。

2、适用范围

本程序适用于质量、环境和安全管理体系各类文件的管理和控制(包括外来文

件)。

3、职责

3.1综合管理部负责组织管理手册、程序文件及相关文件和资料的编写、编号、

登记发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录并负责修改和及时更新、标

识。

3.2生产技术部负责外来图纸、标准的收集、控制和管理，综合管理部负责相关

法律法规的收集、控制和管理。

3.3生产技术部负责操作规程，作业指导书等技术性文件和相关管理文件的编写。

3.4管理体系负责人负责管理手册、程序文件的审核，总经理批准；生产技术部

负责技术文件的编制、审核、批准。

3.5安环部负责环境、安全管理文件的编写。

4、工作程序

4.1文件的分类

4.1.1管理手册

4.1.2程序文件

4.1.3第三层次文件：包括技术文件(产品标准、图纸)、工艺文件、操作规程、

质量、环境和安全管理规定、外来文件及适用的法律法规和其他要求等。

4.1.4记录：按《记录控制程序》控制。

4.2文件编号

4.2.1企业代号：XT（泰山瑞豹拼音首字母）表示。

4.2.2文件类别代号：管理手册“01”，程序文件为“02”，第三层次文件为

“03”，记录为“04”，体系运行之前的外来文件和技术性文件、记录编号引用原

编号登记控制。

程序文件代号后加标准条款号。如：XT(企业代号)-02(程序代号)-4.2.3(标

准条款号)-0001（文件序号）。

4.2.3文件的顺序号，在标准条款号或以四位数字代替的文件名称后加0001、

0002……以此类推。例：XT—03(第三层次文件代号)—0701(文件名称)—0001(文

件序号)。同一名称的表单有多种不同内容格式时，在文件顺序号后面加A1、A2…

来表示。

4.3文件的编制与审批

4.3.1在管理体系负责人的领导下，管理手册由综合管理部组织编写，管理体

系负责人审核，总经理批准发布。

程序文件由各部门负责人组织编写，由相关部门及综合管理部评审，管理体

系负责人审核，总经理批准发布。

4.3.2技术性文件(包括工艺技术文件，检验和试验文件，作业指导书等)由生产

技术部组织编写，生产技术部主管审批、总经理批准发布。

4.3.3其他支持性文件由各部门编写，部门最高主管批准确认。

4.4文件的标识、发放

4.4.1管理手册、程序文件、技术性文件、支持性文件由综合管理部统一编号，

盖“发行章”标识，各部门使用的质量、环境和安全管理体系文件为受控文件。

4.4.2综合管理部按管理体系负责人批准的文件的发放范围，负责文件发放，

发放文件必须有批准、发布、实施时间、标识、编号，管理体系文件的版本号，

确保使用文件的有效性。

4.4.3文件发放按《文件分发/回收记录表》要求填写，由单位主管或主管指定

的人员接收，接收人需签名。无论谁接收，管理责任为单位主管。

4.4.4文件的分发号可按单位或个人以01、02、03……编写记录，标识在文件

封面或第一页的适当位置，以示区分和受控。

4.5文件的更改

4.5.1质量、环境和安全管理体系运行中与文件不相适宜时，或在持续改进或

重大项目工作程序、工艺操作发生变化时，由管理体系负责人批示，或由相关部

门提出更改要求，填写《文件制、修、废申请单》，说明更改理由和更改内容。

文件更改的审核、批准由原审批部门和批准人进行。

4.5.2质量、环境和安全管理体系文件的更改由综合管理部负责，生产技术部制

订发布的技术性文件的更改由生产技术部负责对受控文件逐份扛改并盖“技术修

改”章标识和记录。

4.5.3文件更改和换版

4.5.3.1制订的文件局部更改可采用在文件原行处杠改，将更改后的内容写在

原行上方，加盖“技术修改”章，并做好记录。单页杠改三次或一次较大杠改时

须换版，同时更改版次，若管理手册换版时，将“A/0”变更为“B/0”。

4.5.3.2文件修改要填写《文件制、修、废申请单》，并将修改的记录给综合

管理部存档。

4.5.4文件杠改、换版范围和方法按原文件发放要求执行。发放有效文件的