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公司档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司档案的管理工作，根据《中

华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司的实

际情况，制定本制度。

第二条公司档案是公司重要的信息资源，是公司

历史和文化的载体，是公司可持续发展的重要基础。公

司档案管理工作应遵循统一领导、统一制度、统一标准、

统一收集、统一整理、统一保管、统一利用的原则。

第三条公司档案管理工作旨在保障档案的的真实

性、完整性、及时性和安全性，为公司的发展战略、决

策、管理、法律诉讼、知识产权保护等方面提供有效支

持。

第四条本制度适用于公司总部及所属各单位（以

下简称“各单位”）档案管理工作。

第二章档案管理机构与职责

第五条公司设立档案管理机构，负责公司档案管

理的组织、协调、监督和指导工作。

第六条档案管理机构的主要职责：

（一）制定公司档案管理制度和档案工作流程，并

监督实施；

（二）组织档案的收集、整理、归档、保管、利用

和销毁工作；

（三）负责公司档案的分类、编码、登记和统计工

作；

（四）组织档案的鉴定、修复和数字化工作；

（五）负责公司档案的安全、必威体育官网网址和防火、防盗、

防潮、防虫、防霉、防光、防磁等工作；

（六）组织档案知识的宣传、教育和培训工作；

（七）接受档案工作的检查、考核和评估；

（八）完成公司领导交办的其他档案工作。

第七条各单位应设立档案管理员，负责本单位的

档案管理工作。档案管理员的主要职责：

（一）贯彻执行公司档案管理制度和档案工作流程；

（二）组织本单位的档案收集、整理、归档、保管、

利用和销毁工作；

（三）及时向档案管理机构移交归档的档案；

（四）协助档案管理机构进行档案的鉴定、修复和

数字化工作；

（五）负责本单位的档案安全、必威体育官网网址和防火、防盗、

防潮、防虫、防霉、防光、防磁等工作；

（六）协助档案管理机构进行档案知识的宣传、教

育和培训工作；

（七）完成档案管理机构交办的其他档案工作。

第三章档案的收集与归档

第八条各单位应明确档案的收集范围和归档要求，

制定具体的收集和归档流程。

第九条档案的收集应遵循及时、完整、准确、规

范的原则。

第十条归档的档案应包括纸质档案、电子档案和

其他介质档案。

第十一条纸质档案的归档应遵循以下要求：

（一）纸质档案应采用耐久性强的书写材料；

（二）纸质档案应采用规范的书写格式；

（三）纸质档案应注明密级、必威体育官网网址期限、保管期限；

（四）纸质档案应标明档案编号、目录号、案卷号、

页号；

（五）纸质档案应装订牢固，便于保管和利用。

第十二条电子档案的归档应遵循以下要求：

（一）电子档案应采用符合国家标准的数据存储格

式；

（二）电子档案应采用有效的数据加密和签名技术；

（三）电子档案应备份到可靠的安全存储设备上；

（四）电子档案应注明文件的创建者、创建时间、

修改时间、修改者、文件大小、文件类型等信息；

（五）电子档案的归档应按照档案管理机构的要求

进行。

第十三条其他介质档案的归档应遵循以下要求：

（一）其他介质档案应注明档案的名称、规格、型

号、数量、制作人等信息；

（二）其他介质档案应采用有效的防护措施，确保

档案的完整性和可读性；

（三）其他介质档案应定期进行检验和修复。

第四章档案的保管与利用

第十四条档案管理机构应建立健全档案保管制度，

确保档案的安全、必威体育官网网址和可利用性。

第十五条档案管理机构应定期对档案进行盘点和

检查，发现问题及时处理。

第十六条档案管理机构应建立健全档案利用制度，

提供档案查询、借阅、复制等服务。

第十七条档案的借阅应遵循以下要求：

（一）借阅档案应填写借阅单，经档案管理机构同

意后方可借阅；

（二）借阅档案应按照规定的期限归还，如有特殊

情况需延长借阅期限的，应办理续借手续；

（三）借阅档案时，应遵守档案的