电子会计档案趋势发展探索 .pdf

电褛

一、会计档案的背景

会计档案管理主要是对单位经济业务中产生的会计凭证、会计账簿、财务会

计报告和其他会计资料建立的档案管理。每个单位都会有属于自己单位的会计档

案，会计档案是对一个单位所有经济活动的记录和反映，领导者可以通过会计档

案了解到每个项目经济业务的发展，也可以根据会计档案看出单位经济业务的走

向以及可以检查单位是否遵守财经纪律、在会计资料中是否存在弄作假和违法

乱纪等不良行为。《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位

等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。根据

会计档案的特点主要划分为永久和定期两类，永久的会计档案是不可以销毁的档

案，定期的会计档案分为3年、5年、10年、15年和25年。

随着电子信息技术的发展，互联网应用技术的成熟，各行业的电子化、信息

化规模逐渐扩大，会计行业电子化也进入新的征程。为了更大程度地推进会计业

务电子化的进程，不仅要求会计核算记账等日常经济业务电子化的改革，也要求

着会计档案管理能够紧跟上电子信息时代的发展，加快电子会计档案的管理和应

用。为了电子会计档案管理能得到高效而有秩序的应用发展，2012年起财政部

和国家档案局结合现下企业会计档案的特点，经过多次的试点工作对原来的《会

计档案管理办法》进行了修改和完善，在2015年12月财政部和国家档案局联

合发布了新的《会计档案管理办法》，并于2016年开始实施。修订后的《会计

档案管理办法》对电子会计档案管理有着明确的相关法律管理规定，也是修订管

理办法中的重点内容。

二、电子会计档案管理的优势

（一）电子会计档案管理存档便捷

会计档案管理的电子化使得纸质会计档案管理得到升华，纸质会计档案随着

经济业务的发展也在逐年倍增，单位在建立和完善会计档案的收集、整理、保管、

利用和鉴定销毁的过程中就需要投入更多的人力、物力和财力。传统的纸质化会

计档案需要对审核正确入账后的纸质会计档案进行装订入册放在档案室统一留

存，随着经济业务量的增加，纸质会计档案也随之不断地增加，并且随着时间长

久的存放和在工作中需要查找档案而反复翻阅造成的纸张破损等问题，同时对存

放的纸质会计档案的档案室也是有诸多要求，在存放纸质会计档案的时候要注意

档案室的清洁防虫蚁啃食档案、还要保证通风条件，保持室内的干燥放潮湿、同

时档案室还要配备灭火器来防火等，以免会计档案发生损失。会计档案的电子化

管理降低了保管成本，电子会计档案也减少了档案室的存放空间利用，会计档案

电子化管理是将电子会计档案分类好后统一存放在系统里，在有需要查找相关档

案信息的时候只需要有哪些信誉好的足球投注网站相关内容就可以很方便快捷地查询到，对此可以节约了

很多翻阅资料的时间来提高工作效率。

（二）电子会计档案管理节约成本

传统的会计档案是纸质化的，每月经济活动产生的会计单据、会计凭证、会

计账簿、会计报表还有其他会计项目资料，分门别类的整理归档下来是需要大量

的纸张来承载，如此常年积累下来就需要耗费大量的纸张，那也间接地破坏了绿

色环境，造成资源的浪费。会计档案的电子化管理是对来源真实有效的电子会计

资料进行使用管理，电子会计档案可以实现会计档案无纸化，无纸化的电子会计

档案是通过电子信息产品传输使用，它可以方便快捷的分析统计，也可以节约纸

张的浪费和档案管理所需要存放档案室的空间。

（三）电子会计档案管理提高工作效率

传统的会计档案是全人工手动进行会计档案的归类整理，根据原始单据制会

计凭证、装订会计凭证、制会计账簿、计算分析做会计报表，日报、月报、季报、

年报，每个会计期间都有很多会计资料需要归档。因此会消耗大量的人力，工作

效率差，同时出现纹漏也不容易发现。会计档案电子化管理以后，可以使用专用

的会计系统对电子会计资料进行准确的、完整的信息读取，并且能够制定出符合

国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，只需要在

程序上设定好经办人、审核人、审批人等日常工作中必要的审签流程就可以实现

无纸化电子会计档案形成。在电子化的会计档案管理中对电子会计档案进行归类,

只需要运用专用的档案管理系统对审核通过的正确的会计资料信息进行录入，然

后根据提前开设好的会计资料类别进行自动分类、归档，从而大大地提升了员工

的工作效率，也可以一定程度上降低工作中的出错率。最后要对已经录入存档的

电子会计档案进行排编码，这个排编码不仅能方