学校会议室管理制度.pdfVIP

学校会议室管理制度

第一章总则

第一条学校会议室管理制度（以下简称“制度”）旨在加强学校各类会议的组

织管理，确保会议高效、有序进行，提高决策质量和执行力度。

第二条本制度适用于学校内所有会议室的使用、管理和维护。

第三条学校会议室的管理遵循统一领导、分级负责、协调配合、资源共享的原

则。

第四条各部门应严格遵守本制度，确保会议的顺利进行。如有特殊原因需要调

整，须提前向学校会议室管理部门申请，经批准后方可实施。

第五条学校会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护和调配工作，确保会

议室设施设备完好、环境整洁。

第六条会议组织者应提前向会议室管理部门申请会议室，并按照规定的时间和

地点召开会议。

第七条参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，并为会议提

供有益的意见和建议。

第八条学校会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行检查，发现问题及时

整改，确保会议室的正常使用。

第九条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，学校会议室管理部门可根据

实际情况予以解释和补充。

第十条本制度的修改和废止，由学校会议室管理部门提出，经学校领导批准后

予以公布。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）会议组织者应根据会议主题和内容，明确会议目的、议程、参会人员范

围、时间安排等，制定会议筹备方案。

（二）会议组织者需提前向会议室管理部门提交会议室申请，内容包括：会议

名称、时间、地点、参会人员、会议议程等。

（三）会议室管理部门在收到申请后，进行会议室调配，并及时通知会议组织

者。

第二条会议通知

（一）会议组织者应在会议召开前，通过适当方式通知参会人员，包括会议时

间、地点、议程等。

（二）参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参

加，需提前告知会议组织者。

第三条会议签到

（一）会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作。

（二）签到时，参会人员需出示有效证件，确认身份后进行签到。

第四条会议召开

（一）会议主持人应按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。

（二）会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发言时简明扼

要，尊重他人意见。

（三）会议主持人应对会议内容进行总结，明确会议决议和下一步工作计划。

第五条会议记录

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议议程、参会人员、主要

讨论内容、决议等。

（二）会议记录应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核后发送给参会人

员。

第六条会议纪要

（一）会议组织者应在会议结束后，根据会议记录整理会议纪要，内容包括：

会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议等。

（二）会议纪要需经会议组织者审核，并在规定时间内发送给参会人员。

第七条会议后续工作

（一）会议组织者应跟踪会议决议的执行情况，对相关工作进行督促和协调。

（二）参会人员应按照会议决议，认真履行职责，确保会议决策的落实。

第八条会议资料的归档

（一）会议组织者应将会议纪要、会议记录等相关资料进行整理归档，以备查

阅。

（二）归档资料应按照学校档案管理规定进行保存，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条跟踪责任分配

会议纪要中明确的决议和任务分配，应明确责任人，并指定相关部门或个人进

行跟踪监督。责任人应确保理解任务要求，并承诺在规定时间内完成。

第二条跟踪流程建立

（一）会议组织者应根据会议纪要内容，建立跟踪落实流程，确保每项决议都

有明确的执行路径和完成时限。

（二）建立定期汇报制度，要求责任人定期向会议组织者汇报工作进展和存在

问题。

第三条跟踪进度监控

（一）会议组织者应定期检查决议执行情况，对进度缓慢或遇到困难的环节，

及时协调资源，提供支持。

（二）通过设立跟踪表格、使用项目管理软件等方式，对各项决议的执行情况

进行实时监控。

第四条跟踪结果反馈

（一）责任人应在完成任务后，向会议组织者提供书面或口头反馈，说明执行

情况、遇到的问题和解决方案。

（二）会议组织者应对反馈结果进行评估，并根据实际情况调整后续工作计

划。

第五条跟踪评估与总结

（一）会议组织者应定期对会议纪要的落实情况进行评估，分析存在的问题，

总结经验教训，并提出改进措施。

（二）评估结果应作为改进会议管理和决策执行的依据，并在适当的范围内进

行分享。

第六条跟踪记录归档

（一）会议组织者应将跟踪落实过程中的相关记录进行归档，包括进展报告、

问题解决方案、评估