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公司部门用章管理制度

第一章总则

为加强公司内部用章管理，规范用章流程，确保公司印章的安全与有效使用，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。本制度旨在明确印章的使用权限、管理职责、使用流程及监督机制，以保障公司合法权益，防范潜在风险。

第二章适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工对公司印章的使用、管理及监督。所有使用公司印章的活动均需遵循本制度的相关规定。

第三章用章管理目标

1.确保公司印章的合法、合规使用，防止滥用和失控现象。

2.明确印章管理的责任分工，提高用章效率。

3.加强印章的安全管理，杜绝印章遗失、被盗及被滥用的风险。

4.建立健全印章使用的监督和评估机制，确保制度的有效实施。

第四章用章管理规范

4.1印章种类

公司印章主要分为以下几类：

1.公章：用于公司对外签署合同、协议、文件等。

2.财务章：用于财务报表、支付凭证等财务相关文件。

3.合同章：用于各类合同的签署。

4.法人章：用于法人代表签署的特别文件。

4.2印章管理责任

1.印章管理部门：由综合管理部负责公司印章的保管、使用登记及定期检查。综合管理部应指定专人负责印章的管理工作。

2.印章使用部门：各部门在使用印章时需遵循相关规定，确保印章的安全与合规使用。

3.使用人：使用印章的员工需对印章的使用负责，确保使用合规，并及时向管理部门反馈使用情况。

第五章用章申请流程

5.1用章申请

1.申请人提交申请：使用印章的员工需填写《用章申请表》，明确用章事由、用章类型及使用时间，提交至部门负责人审核。

2.部门负责人审核：部门负责人需审查申请内容的合规性、必要性，并签字确认后，将申请表递交至综合管理部。

5.2印章领取

1.综合管理部审核：综合管理部收到申请后，进行审核。审核通过后，方可领取印章。

2.印章使用登记：领取印章时，使用人需在《印章使用登记表》上登记领取时间、用途及归还时间，并由相关负责人签字确认。

5.3印章归还

1.及时归还：使用人需在约定时间内归还印章。如需延长使用时间，需提前向综合管理部申请并获得批准。

2.归还登记：归还时，使用人需在《印章使用登记表》上记录归还时间，并由管理部门审核确认。

第六章印章的安全管理

6.1印章保管

1.专人管理：印章由综合管理部指定专人保管，其他人员不得随意接触印章。

2.安全存放：印章应存放在安全柜中，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。印章保管人需定期对印章进行检查，确保印章完好无损。

6.2印章遗失处理

如发现印章遗失，使用人需立即向综合管理部报备，并填写《印章遗失报告》。综合管理部应立即启动应急处理机制，进行调查并采取相应措施，防止损失扩大。

第七章监督与评估机制

7.1日常监督

综合管理部应定期对印章使用情况进行检查，确保各部门严格按照本制度执行。检查内容包括印章使用登记、归还情况及用章流程的合规性。

7.2定期评估

每年对用章管理制度进行评估，总结经验教训，提出改进建议，确保制度的有效性和适用性。

第八章附则

1.解释权：本制度由综合管理部负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订，本制度应在综合管理部的主导下，根据实际情况提出修订意见，经过公司管理层审批后正式实施。

通过上述详细规定，公司的用章管理制度将有效规范印章的使用和管理，确保公司在各类业务活动中的合法性和安全性，同时也为员工提供了明确的操作流程和管理依据。制度的实施将有助于提升公司整体管理水平，降低风险，维护公司合法权益。