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工作例会管理制度

第一章总则

为提高工作效率，促进部门间的沟通与协作，确保公司各项工作的顺利进行，特制定本工作例会管理制度。该制度旨在规范工作例会的召开流程、参与人员、会议记录及后续跟进，确保例会的高效性和有效性。

第二章制度目标

1.提升沟通效率：通过定期召开工作例会，确保各部门之间的信息畅通，减少沟通障碍。

2.明确工作任务：通过会议明确工作任务、目标和责任，确保各项工作的落实。

3.加强监督管理：通过会议记录和后续跟进，确保各项工作按计划推进，及时发现和解决问题。

4.促进团队合作：通过例会加强团队成员之间的了解，增强合作意识，提高团队凝聚力。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门的工作例会，包括但不限于：

1.部门例会：各部门内部定期会议。

2.跨部门例会：涉及多个部门的工作协调会议。

3.项目例会：与特定项目相关的工作会议。

第四章会议规范

4.1会议频率

1.部门例会：各部门应每周召开一次例会，时间控制在1小时以内。

2.跨部门例会：视工作需要，每月召开一次，时间控制在1小时以内。

3.项目例会：根据项目进展情况，适时召开，确保沟通及时。

4.2会议准备

1.会议议程：会议负责人需提前至少2天制定会议议程，并通知与会人员。

2.资料准备：与会人员应提前准备与会议内容相关的资料，并在会前发送至会议群组。

4.3参会人员

1.部门例会：部门全体成员必须参加，缺席需提前向部门负责人请假。

2.跨部门例会：相关部门负责人及参与项目的主要人员参加，必要时可邀请其他相关人员。

3.项目例会：项目组全体成员必须参加，缺席需提前请假并安排替代人员。

第五章会议流程

5.1会议召开

1.签到：与会人员需提前10分钟到会，进行签到。

2.会议主持：由会议负责人主持会议，确保会议按议程进行。

5.2会议内容

1.回顾上次会议：总结上次会议的决议和任务落实情况。

2.新任务分配：明确本次会议的讨论内容，进行任务分配。

3.问题讨论：对工作中遇到的问题进行讨论，提出解决方案。

4.总结与安排：对会议内容进行总结，明确后续工作安排。

5.3会议记录

1.记录人员：每次会议需指定专人负责记录会议内容。

2.记录内容：包括会议日期、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项及任务分配等。

3.记录保存：会议记录需在会后24小时内发送至与会人员，并存档备查。

第六章会议后续跟进

1.任务落实：各部门需根据会议决议，落实分配的任务，并在下次会议中进行汇报。

2.问题反馈：如在任务落实过程中遇到问题，需及时反馈至会议组织者。

3.定期评估：每季度对例会的效果进行评估，提出改进建议。

第七章监督机制

1.责任分配：各部门负责人对本部门例会的召开和落实情况负责。

2.考核机制：将工作例会的出勤率、会议记录的完整性和任务落实情况纳入年度考核。

3.反馈渠道：建立反馈机制，鼓励员工对会议内容和流程提出意见和建议。

第八章附则

1.解释权：本制度由人力资源部负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订条款：如需修订，需经相关部门协商，形成修订方案后报总经理批准。

第九章其他相关条款

1.特殊情况处理：如遇特殊情况需临时召开会议，需提前通知与会人员并简化会议流程。

通过以上制度的制定与实施，旨在通过规范化的会议管理，提升工作效率，确保各项工作顺利进行，为公司整体目标的实现提供有力保障。