秘书考证辅导2.ppt

秘书三级考证辅导第一章会议管理一、考试概述会议管理部分的内容是秘书资格考试的重点，此部分在考查时主要有以下几种题型：选择题、情景录像题及工作实务题，而且比重较大，同学们复习时要有所侧重。根据不同级别，一般情况下理论知识试卷中，三级占20%左右；在技能试卷中三级占30%左右。二、考试知识点会议的基础知识会议的基本要素（知识考核）会议的目的、召开的时间、地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等会议的分类（知识考核）（参见秘书学教材）一个完整的会议有三个部分组成（知识考核）会前准备工作+会中服务+会议善后工作会前服务1.拟订会议筹备方案会议筹备方案也成为会议预案，是秘书在会议筹备过程中就会议的准备工作组织和实施情况而形成的文字材料。（1）会议筹备方案的作用（知识考核）会议筹备方案是会议实施的依据；通过会议筹备方案确保会议的周密组织；确保会议服务质量和沟通协调到位；确保领导的意图得以贯彻执行。（2）会议筹备方案的内容（知识、技能考核）1会议的主题与议题；2会议的名称；3会议议程和日程；4会议的时间和地点；5会议所必须的设备和工具；6会议必须的文件和资料；7与会人员的组成、人数以及与会人员的编组；8会议期间的食宿和车辆安排；9会议经费的预算；10会议筹备小组的组成、人数以及完成任务的期限。（3）会议筹备方案的拟写（技能考核）会议筹备方案属于计划性文书，其结构由标题和正文组成标题由会议名称+筹备方案组成。有些筹备方案因要报上级机关批准，用请示的形式出现，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。会议筹备方案的正文应该包括上述的10个内容。2.检查会议筹备情况（1）会议筹备情况检查的主要内容（知识考核）（P12-13）（2）会议筹备情况的检查形式（知识、技能考核）(P14-15)（3）会议筹备情况的检查程序（知识、技能考核）(P16)①会议筹备小组成员自查，在自查过程中发现问题，及时解决问题，对于难以解决的问题，立即请示相关领导，请领导做出指示。②现场检查。首先制定检查的路线和检查的重点，并通过有关部门和人员进行检查，对于检查的情况逐一进行登记，对未达要求的项目提出整改、修订的意见，并责成相关部门进行整改和修订。（2）会议筹备情况的检查形式（知识、技能考核）主管领导听取会议筹备小组对会议筹备情况进行汇报，根据汇报内容作出批示，会议筹备组根据领导的批示进行整改；会场实地检查，主管领导由会议筹备小组成员陪同对会场进行检查，发现问题，当即解决。3.拟订会议的应急方案(P25-28)（1）会议应急方案的作用（知识考核）对会议过程中可能出现的突发性事件早做准备，防患于未然；有利于提高会议的管理效率；使会议组织者在会议出现意外事件时能够妥善处理，从容应对。（2）会议应急方案的主要内容（知识考核）会议中可能会发生的意外问题；解决问题的工作方法和工作人员。（3）应急方案制定的程序（技能考核）预测情况；准备应对备选方案；讨论会议紧急情况；确定会议应急方案（4）拟写会议应急方案（技能考核）会议应急方案由标题和正文组成。标题。由会议名称+应急方案组成。正文。正文部分包括会议过程中可能发生的情况预测，并写出预防措施和处理办法，责任部门和责任人等内容。4.远程会议筹备方案的特点（技能考核）P65.会议组织分工（知识考核）P66.审核会议文件（P17）审核方法（知识点）7.与领导沟通会议的有关事宜（知识点）会中服务1.提示会议按计划进行（1）推进会议进程的原则（知识考核）认真倾听、树立信心、消除交流障碍、强调问题、使用交际技巧。（2）提示会议按计划进行的意义（知识考核）有利于形成会议气氛、掌握会议议程、维持会议秩序、排除外界干扰、引导决定决议和结果的形成。2.监督会议经费的使用（1）会议经费的类型（知识考核）与会者、参展商交费，联合主办者交费，广告、赞助和捐助，主办公司分配划拨以及其他收入项目。（2）会议经费使用的主要方面（知识考核）（P35）（3）会议经费使用的程序（技能考核）申请经费---主管领导审批----财务部门审批-----财务人员提取现金或者填写支票-----经费支出-----审核会议经费支出。（4）制定会议经费预算方案（技能考核）（P37例）1.场地费，即租借会场的费用，包括会场内基本设施的费用。2.设备费，包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印刷设备等费用。3.会场装饰费，包括制作会标、会徽、标语、购买或租借花卉、彩旗等的费用。4.文具、资料费，包括公关宣传、制作会议文件资料和证件的费用和相应的文具费。5.交通费，包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、参观等所需的