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测绘成果和资料档案管理制度

第一章总则

为加强测绘成果和资料的管理，确保数据的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。测绘成果是指通过测量、勘察等手段所获得的数据和信息，包括地图、图纸、报告、电子文件等，是各项工程建设、城市规划和资源管理的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本单位及其下属部门的测绘成果和资料的收集、整理、存档、查询、使用及销毁等管理工作。所有参与测绘工作的人员均应遵循本制度。

第三章管理规范

第1节测绘成果的收集与整理

1.成果收集

测绘部门需按照项目要求，及时收集和整理测绘成果，包括但不限于原始数据、成果图纸、报告等，并确保数据的准确性和完整性。

2.分类整理

对收集的测绘资料进行分类整理，划分为基础资料、成果资料和辅助资料。基础资料包括测量记录、设备使用情况等；成果资料包括各类图纸、报告等；辅助资料包括会议记录、技术交流文件等。

第2节档案的归档

1.归档要求

所有测绘成果和资料需在项目结束后一个月内归档，归档内容需包括项目名称、测绘时间、测绘人员、测绘目的、使用单位等基本信息。

2.归档格式

归档资料应规范整理，要求字迹工整、内容完整。图纸需按比例打印，电子文件需进行格式统一，确保可读性。

第3节档案的保管

1.保管责任

测绘成果档案由专人负责，确保档案存放在安全、干燥、通风良好的环境中，防止潮湿、虫蛀等对档案的损害。

2.安全措施

档案应存放在防火、防盗的专用档案柜中，确保档案的安全性。定期对档案进行检查，确保其完好无损。

第四章操作流程

第1节测绘成果的使用

1.使用申请

需使用测绘成果的部门或人员需提前向测绘部门提交书面申请，说明使用目的及使用范围。

2.审批流程

测绘部门对使用申请进行审核，符合条件的予以批准，向申请人提供测绘成果。同时做好使用记录，确保可追溯性。

第2节档案的查阅与借用

1.查阅申请

员工需查阅档案时，应提交查阅申请，说明查阅目的和所需档案的具体信息。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经测绘部门负责人批准，且需填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还时间。

第3节档案的销毁

1.销毁流程

达到保存年限的档案需进行销毁，销毁前需对档案进行审查，确保无必威体育官网网址信息后，方可进行销毁。

2.销毁记录

销毁后需填写销毁记录，记录内容包括销毁日期、销毁档案的名称和数量、参与人员签字等，确保档案销毁的可追溯性。

第五章监督机制

第1节监督责任

1.内部监督

设立档案管理小组，定期对测绘成果和资料的管理情况进行检查，确保制度的落实和执行。

2.反馈机制

开展定期的反馈会议，收集各部门对档案管理的意见和建议，及时进行制度的修订和完善。

第2节评估机制

1.评估内容

对档案管理工作进行定期评估，包括档案的完整性、安全性、可用性等，确保档案管理的高效性。

2.评估报告

每年撰写档案管理评估报告，向管理层汇报档案管理状况，并提出改进建议。

第六章附则

1.解释权

本制度的解释权归测绘部门所有。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效。

3.修订流程

通过本制度的实施，旨在提高测绘成果和资料的管理水平，保障档案的安全与有效利用，为组织的决策提供可靠的支持。同时，推动档案管理的科学化和现代化，确保测绘成果在各项工作中发挥应有的效益。