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建设工程档案管理制度

第一章总则

为加强建设工程档案管理，提高档案的安全性、完整性和有效利用，确保档案管理工作符合国家法律法规及行业标准，特制定本制度。本制度适用于公司所有建设工程项目的档案管理，旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅和使用，提升档案管理的科学化和现代化水平。

第二章目标

本制度的主要目标包括：

1.确保建设工程档案的完整性和准确性。

2.提高档案的安全保管和有效利用。

3.建立健全档案管理流程，规范档案管理行为。

4.确保档案管理符合相关法律法规与行业标准。

5.促进档案信息的及时更新和共享。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有建设工程项目的档案管理，包括但不限于：

1.项目立项文件、设计图纸、施工合同等。

2.施工过程中的变更、验收、质量检验记录等。

3.竣工验收文件、项目总结及相关的财务资料。

4.其他与建设工程相关的档案资料。

第四章法规依据

本制度依据以下法规及政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《建设工程质量管理条例》

3.《建筑业企业档案管理规定》

4.其他相关法律法规及行业标准。

第五章档案管理规范

第5.1收集与归档

1.档案材料的收集

各项目部应按时收集与工程相关的所有档案材料，确保材料的真实性和完整性。档案材料包括项目申报、设计、施工、验收等全过程的文件。

2.归档要求

所有档案材料应按项目阶段分类整理，确保归档材料的完整性。归档材料需经项目经理审核，确保无遗漏、不合规的文件。

3.归档时限

项目竣工后一个月内，所有相关档案必须完成归档。未按时归档的，项目负责人需说明理由并承担相应责任。

第5.2档案保管

1.保管责任

每个项目部须指定专人负责档案的保管工作，确保档案的安全性和完整性。档案应存放于专门的档案室内，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。

2.档案管理系统

应建立电子档案管理系统，对纸质档案进行数字化处理，便于存储与检索。档案管理系统应定期备份，确保数据安全。

3.档案编号与登记

所有档案须进行编号，并建立档案登记册，记录档案的基本信息，以便于查找和管理。

第5.3查阅与借用

1.查阅权限

档案查阅应遵循“谁查阅、谁负责”的原则，查阅人员需填写查阅登记表，并经项目负责人批准。

2.借用规定

档案原则上不得外借，如需借用，需经项目经理及档案管理负责人批准。借用人需填写借用登记表，借用期限不得超过三天。

3.查阅与借用责任

查阅人员及借用人应对所查阅和借用的档案负责，严禁对档案进行涂改、拆换、损毁等行为。

第5.4档案转递

1.转递流程

档案转递应由档案管理人员负责，转递前需填写转递单，确保转递过程的规范性和安全性。

2.转递方式

档案转递应采用机要方式，不得随意交给无关人员。对转递的档案应在接收方进行核对，并及时反馈转递情况。

第5.5档案销毁

1.销毁条件

档案仅限于在达到法定保存期限后，且经相关部门审核批准后方可销毁。

2.销毁流程

需填写档案销毁申请表，经档案管理负责人签字后方可进行销毁。销毁后需保存销毁记录，以备查阅。

第六章监督机制

1.监督责任

公司应设立专门的档案管理监督小组，定期对各项目部的档案管理工作进行检查与评估，确保各项规定的落实。

2.评估标准

评估应根据档案管理的规范性、完整性、安全性等指标进行，确保档案管理工作达到预期目标。

3.反馈与改进

监督小组应将检查结果反馈给各项目部，并根据发现的问题提出改进建议，确保档案管理的持续优化。

第七章附则

1.解释权

本制度由公司档案管理部门负责解释。

2.实施日期

本制度自发布之日起实施。

3.修订流程

本制度如需修订，须经公司管理层审核批准，并公布修订内容。

通过以上制度的制定与实施，可以有效提高建设工程档案管理的水平，确保档案的完整性、安全性和有效利用，为公司的发展提供支持。希望各部门能够严格遵照执行，共同维护良好的档案管理环境。