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公司会议纪要的技巧
作为一种平衡多方利益、协调团队方向的重要手段,公司会议
已经成为商业活动中不可缺少的环节。而对于公司会议的顺利
开展来说,一份清晰准确的会议纪要同样不可或缺。下面就为
大家总结了一些关于公司会议纪要的技巧,以帮助大家对会议
纪要进行更有效的撰写。
1.做好会前准备
在会议前做好准备工作,是制定一份有效的会议纪要的首要前
提。准备主要包括以下几个方面:
(1)审查会议议程。准确把握会议主题及各项议程,确定重
点内容。
(2)记录参会人员名单及职务。该记录在会议纪要中会作为
会议起草者的签名及审核者的审核对象。
(3)了解业务背景。在会议中注意学习业务背景资料,及时
补充不足之处。
2.把握言简意赅的纪要原则
要写出清楚简洁的会议纪要,并不代表纪要的范围与内容可以
简化。在纪要的撰写过程中,要注意以下几点:
(1)会议纪要应尽可能用简洁、清晰的语言,不能太过简单,
也不能过于复杂。
(2)会议纪要中应体现出重要信息的主题、目标、顾虑及建
议等。
(3)要根据会议议程的内容归类、分类,使纪要有一个良好
的结构。
(4)要注意精简语言,不重复重要内容,避免涩疾难懂的术
语和繁琐的修辞。
3.做好记录与备份工作
一份好的会议纪要,需要在会中记录重点内容,并且要保留参
会人员的真实发言。因此,要做好以下工作:
(1)使用笔记本等便于记录的工具,记录重要内容与问题。
(2)实时记录每个发言者的姓名,字句及相应的建议。
(3)纪要页的左下角签署姓名、记录日期和开始时间。
(4)不要将会议纪要拍照或录音。
(5)如果有多人协作完成纪要时,应注意纪要的一致性。
4.注意会议纪要的规范性
要写出规范性、合规性的会议纪要,内容需详细、准确地反映
相关信息。规范纪要应具备以下一些内容:
(1)标明会议名称、时间、地点等。
(2)记录与会人员的全名、职位等基本信息。
(3)分析治理情况、分析问题的来源原因、分析解决方案。
(4)核实每个议题的结果及工作任务,附上任务分配表。
(5)纪录各方对结果的承诺、行动计划及其执行期限,以及
相关人员的职责和权利等。
5.做好会议纪要的必威体育官网网址工作
会议纪要中可能涉及公司的核心机密,因此,应该对会议纪要
的保存实行一定的必威体育官网网址措施:
(1)在存储纪要时,应选择具备相关信息保护措施的云、电
脑等设备。
(2)任何人员不得擅自查阅与互相传输印制品。
(3)集体文件可以通过邮箱或者移动存储器以加密方式进行
传输。
(4)为防止极不慎删除误操作,备份到末尾备份位置。
总之,会议纪要作为企业内部交流、演示和管理工作的重要手
段,对于企业长期的健康发展也具有相当高的决策指导意义。
一份好的会议纪要,不仅要做到内容丰富、代码无误,更需要
具备简洁、清晰、规范和必威体育官网网址等基本要素,才能通过关键的工
具和快捷有效的方式,为企业和员工做出明确的指导。
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