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学院会议室使用管理制度

第一章总则

学院会议室使用管理制度旨在保障学院各类会议的顺利进行，提高会议效率，确保会议室资

源的合理使用与维护。以下为学院会议室使用管理的总则规定：

一、适用范围

1.本制度适用于学院内各类会议室的使用与管理。

2.本制度适用于学院全体教职工、学生及相关人员。

二、会议室分类

1.按功能分为：报告厅、会议室、讨论室、接待室等。

2.按容纳人数分为：大型会议室、中型会议室、小型会议室。

三、会议室使用原则

1.公平、公正、公开原则：会议室资源面向全院开放，实行预约制度，确保会议室资源合

理分配。

2.效率优先原则：优先保障重要、紧急、大型会议的需求。

3.分类管理原则：根据会议室功能、容纳人数等因素，实行分类管理。

四、会议室使用权限

1.学院内设部门、教职工、学生均可申请使用会议室。

2.申请者需提前向会议室管理部门提交书面申请，经审批同意后方可使用。

五、会议室使用规范

1.使用会议室时，需遵守会议室的各项管理规定。

2.严禁在会议室内进行违法、违规、违纪活动。

3.会议室使用期间，应保持室内整洁，爱护设施设备，不得随意搬动、损坏。

4.会议室使用完毕，需及时归还借用物品，关闭电源、门窗等。

六、违规处理

1.违反本制度规定的，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

2.损坏会议室设施设备的，需照价赔偿。

3.情节严重者，将依法追究责任。

七、其他

1.本制度解释权归学院会议室管理部门。

2.如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

会议流程是确保会议高效、有序进行的重要环节。以下为学院会议室使用管理的会议流程规

定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：明确会议的主要内容、参会人员范围及预期目标。

2.提交会议申请：申请者需提前向会议室管理部门提交书面申请，内容包括：会议名称、

时间、地点、参会人数、所需设施设备等。

3.会议审批：会议室管理部门收到申请后，对会议进行审批，确保会议室资源合理分配。

4.通知参会人员：会议申请批准后，通知参会人员，并告知会议主题、时间、地点等信息。

二、会议签到

1.会议主持人负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.签到时，主持人需核对参会人员名单，确保参会人员符合会议要求。

3.签到后，发放会议资料、座位牌等相关物品。

三、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、目的和议程安排。

2.按照议程进行会议讨论，确保会议内容有序进行。

3.会议期间，参会人员需遵守会议纪律，不得随意离场、喧哗等。

四、会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果和决议事项。

2.会议记录要求真实、准确、完整，以便会后形成会议纪要。

五、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，引导参会人员进行决策。

2.决策事项需经参会人员充分讨论，形成共识。

3.会议决策结果应明确、具体，具有可操作性。

六、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，强调会议决议的执行要求。

2.通知会后工作安排，明确责任人和完成时间。

七、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

2.参会人员整理会议资料，归还借用物品，关闭电源、门窗等。

3.会议记录人将会议纪要整理好后，及时发送给相关人员。

八、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要需经会议主持人审批，确保内容准确无误。

2.审批通过后，将会议纪要发送给参会人员及相关部门，以便落实会议决议。

九、会议决议的跟踪落实

1.会议室管理部门对会议决议的执行情况进行跟踪，确保决议事项得到落实。

2.对未按时完成的决议事项，及时了解原因，督促相关部门采取措施予以解决。

3.定期对会议决议的执行情况进行汇总，向学院领导报告。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决议的跟踪落实至关重要。以下为学院会议室使用

管理的会议纪要跟踪落实规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要经会议主持人审批通过后，及时发布给参会人员及相关职能部门。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要内容应真实、准确、完整，确保反映会议讨论和决策的原貌。

2.会议纪要中应明确决策事项的责任人、完成时间及验收标准。

3.对于重大决策事项，应详细记录各方意见和理由，以便于后续执行和评估。

三、会议决