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2023采购档案管理制度_采购档案管理制度办法

采购档案管理制度篇1

为了保证政府采购的事后监督，记录政府采购活动情况全过程，切实做好

政府采购资料档案管理工作，制定本制度。

一、档案保存时限

政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、

隐匿或者销毁。采购文件的保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。

二、档案保存内容

申请报告

评审报告

固定资产审批表

政府采购项目申报审批表

委托代理协议

招标文件

纪检委监察局执法监察室告知函

纪检委监察室出具项目审查表

供应商行贿犯罪档案查询函

检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函

抽取专家名单

评标报告

合同

三、档案归档

采购项目结束后，政府采购管理股负责对采购档案进行归档。

(一)封面、封底纸张由局档案室统一提供;

(二)统一规范归档资料的`内容和格式;

(三)编写档案总目录，便于查阅;

(四)档案按照年度、季度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购

工作流程的顺序排列;

(五)装订后移交档案室统一保管。

采购档案管理制度篇2

1.目的

加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，

制订本制度。

2.适用范围

适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责

3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法

4.1归档内容分类

4.1.1采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应

付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件

资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申

请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单

联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记

录。

4.2档案保存期限

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求

4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间

的历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效

文件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅

4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借

阅，查阅必威体育官网网址文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和必威体育官网网址制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还;摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案

原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

4.4、档案销毁

4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人

员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单

独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为

止。