设备仪器档案案卷整理规范.pdfVIP

设备仪器档案案卷整理规范

1主题内容与适用范围

本规范规定了设备仪器档案案卷整理的基本要求、程序、方法和

归档范围。

本规范适用于一般设备仪器档案的案卷整理。

2引用标准

GB37／T1182一89科技档案案卷构成的一般要求

DB37／T181一93工业企业档案案卷格式

3术语

3．1设备仪器档案是指作为固定资产的设备、仪器、仪表在购

置（设计制造）、安装调试、使用、维修等过程中形成的，具有保存

价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。

3．2案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

3．3档号档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。

4设备仪器文件材料的归档要求

4．1归档的文件材料应完整、准确。

4．2归档的文件材料应做到纸质优良、字迹线条清晰耐久、签署

完备。

5设备仪器文件材料的归类排列

5．1将设备仪器文件材料按单台（套）设备分开。

5．2将单台（套）设备的文件材料按立项考察、设备定购、开箱

验收、设计制造、安装调试、管理维护等阶段归类。

5．3将各阶段形成的文件材料进行系统排列。

5．3．1文字材料按问题结合时间排列，密不可分的文件按先批

复，后请示；先审批，后申请；先正文，后附件；先印件，后稿件；

先译文，后外文的）顺序排列。

5．3．2图样材料按图号或隶属关系排列。

6组卷

6．1组卷应遵循设备文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料

的有机联系。

6．2文字材料按5．2规定的阶段组卷，一台（套）设备的文件

材料较少时，可将阶段合并组卷。文件材料较多时，亦可将一个阶段

形成的文件材料按问题组合为数卷。

6．3图样材料按组件、部件或系统组卷，一台（套）设备的图样

材料较少时，可将组件、部件或系统合并组卷。

6．4文字、图样材料混合组卷，文字材料在前，图样材料在后，

图样与文字材料密不可分的除外。

7卷内文件材料的整理

7．1案卷内文件材料的规格应基本一致。

7．2规格较小的产品合格证等文件材料，应按照内容平行式或阶

梯式托裱在60克以上的白纸上，并按照自上而下的顺序在托裱文件右

下角用阿拉伯数字自1起编写固定号，托裱纸的底部应加注起编写固定号，托裱纸的底部应加注此页共张张

标记。

7．3图纸折叠为297mm×210mm统一幅面，折叠方法采用统一幅面，折叠方法采用手

风琴风琴式，图面朝里，标题栏外露。

7．4案卷需装订的文件材料，其装订部位应有足够的装订边，凡

可能出现装订压字现象的文件应在装订部位托裱装订边条。

7．5案卷采用不装订形式的文件材料，应先以每份文件或反映同

一问题的文件材料为单位，按规范9的要求装订成件，然后在每份文

件材料的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写。

8案卷编目

8．1编写案卷页号。

8．1．1案卷内文件材料以有书写内容的页面编写页号。

8．1．2案卷内页号顺序均从1开始，用阿拉伯数字依次标明，

不得有空号、重号。

8．1．3页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角，不装订

的案卷以的案卷以件件为单位，件内页号均从1起编写。

8．1．4两张以上小幅材料托裱在同一张纸上，只编一个页号。

8．1．5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

8．2编写卷内目录

8．2．1卷内目录形式见DB37／T181一93格式。

8．2．2顺序号以一份文件或反映一个问题的文件材料为单位从

1起依次标注。

8．2．3文件编号填写文件的文号或图号。

8．2．4责任者填写文件材料的编制单位或主要责任者。

8．2．5日期填写文件材料形成的日期。

8．2．6页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文

件材料填写首末两页的页号，用件材料填写