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前言
[适用范围]:公司各部门
[规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司
对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。
xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
1.1、来访时间及宾客信息确认
1.1.1预约到客人后,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。
1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。
1.1.3需要确认接待的地点。
1.1.4需要确认宾客信息,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)
1.1.5需要了解客户公司经营性质。
1.2、接待活动主题以及来访情况确认
1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。
1.2.2客户预期谈判的内容。
1.2.3明确此次来访带来的深远影响。
1.2.4根据上述确认此行活动的主题。
1.3、来访安排
1.3.1制作客户接待安排表、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副
总经理和部门负责。
1.3.2接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。
1.3.3会议安排
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定
参与洽谈的人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。
1.4、资料稿件准备确认
1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备:汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公
司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍
投影设备等。
1.4.3产品参数表、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。
1.4.4重要客户来访,必须制定详细的《接待方案》,呈总经理、副总经理及
市场部经理。
1.5、成立接待小组(详情参见附件二)
根据每次接待情况的不同,组建接待小组。
1.5.1接待接口人:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后
负责接待信息归档、传递。
1.5.2接待助理:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记
录,可参与实施接待。
1.5.3接待负责人:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安
排,承担接待工作。
1
1.5.4各环节具体负责人(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行
政部;讲解人员——技术支持部;等等。)
2、接待来访前期准备工作
2.1、吃、住、行安排(详情参见附件三)
根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。
2.2、制定参观路线
2.2.1根据来访前确认的相关信息,制定参观路线。
2.2.2根据我方希望展示的方向,制定参观路线。
2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。
2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。
2.3、公司整体布置(详情参见附表二)
2.3.1外部:
①欢迎横幅
②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)
③花篮/植物绿化
④KT版签名墙
⑤红地毯
(以上信息可以根据每次具体来访而定)
2.3.2内部:
①红地毯(按照参观区域布置红毯)
②植物/花盆装饰
③果盘/茶水/咖啡
2.3.3特殊:
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。
(以上信息可以根据每次具体情况而定)
2.4、采购接待所需物品(详情参见附表二)
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:
①接待小组提出一定诉求;
②行政部门制作预算报价呈批;
③行政部获批后进行采购;
④根据要求进行布置/装饰。
*消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)
*循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)
*特殊用品(机器设备等)
2.5、员工面貌整理(详情参见附件四)
统一要求全体员工职业装接待。
2.6、人员安排(详情参见附表二)
2.6.1调配人员(整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、
接待配合部门经理等。)
2.6.2各环节负责人
2.6.3礼仪人员
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