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QSMS手册优化培训指导常见问题与解答(QA)

QSMS手册优化培训指导常见问题与解答(QA)

1关于组织机构与职能与职责

1.1组织机构图设置应符合哪些要求？

1)各单位(地区空管局及直属运行单位、分局站以及含科室的部门需要绘制行政组织机构图和岗位机构图，机构图从上至下绘制；下一业务单元行政机构图与上一单元行政机构图保持协调一致；

2)组织机构设置完整合理，排列与表述规范，建议用VISO绘制，用实方框体现；

3)垂直实连接线表示指挥与报告关系，横实连接线表示并列关系；组织架构图要清晰明

了，布局合理美观；

4)可以直接看清组织架构图中的业务单元名称(全称)；

5)体现业务单元领导分管的部门；

6)相同职责权限的部门(科室、岗位)需要绘制在同一水平线上；

7)如有特别说明的(如无法用图体现领导分管部门)，需在左下角备注框内备注。

1.2岗位机构图应符合哪些要求？

1)在行政组织机构图基础上用VISO绘制，并与其保持协调一致；

2)岗位机构图的从上至下是垂直指挥线，体现上下级之间关系；岗位机构图从下至上是报告关系；该图体现岗位间关联关系-系统性，要协调一致，不能相互矛盾；

3)体现相应各岗位名称(全称)，且名称与岗位说明书中岗位名称保持一致；

4)下一业务单元岗位机构图与上一单元岗位机构图保持协调一致；

5)岗位机构图中没有通过指挥线连接上下级，需要提供一份科室领导分工表，用文字补充说明领导分工；

6)对兼职岗位(如部门秘书、预算管理员、固定资产管理员、合同管理员、部门考勤员、信息管理员、安全管理员、备件管理员等)，岗位机构图中不体现兼职岗位，但为了确保这些工作有连续性有稳定的专人负责，兼职岗位的岗位职责应当分解到实际履职人员的岗位说明书里。

1.3职能与职责是什么关系?它们有什么区别？

1)宽与窄(大专业与小专业，大范围与小范围)。在最小单元活动的基础上，若以专业

论，职能是基于过程对活动进行分解的，大专业，职责是小专业；若以范围论，职能是大范围，职责是小范围；若以类论，职能是大类，职责是小类。?职能大项，职责小项，职责加起

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来=职能，职能至少分解为两项或两项以上职责，数量上不能相同。职能是所有活动的浓缩，

是组织中最大的活动，其增值职能可构成组织的核心流程。

2)强与弱。活动对应过程，职责对应岗位，职能对应部门；活动强化会成为职责，职责强化会成为职能，职能强化会成为部门，部门强化会成为组织。反之亦然。

3)外与内。职能对外具有功能。职责对内外都具有功能，但对外功能弱，当职责归类叠加后就必然增加对外的功能，成为职能，故当职责增多时相应的职能就会产生。

4)高与低、上与下。各岗位的活动存在共性且明显时应上升为职责，各部门的职责存在共性且明显时应上升为职能；反之，职责降为活动，职能降为职责。

5)相对唯一性。职能针对的是部门，而部门是唯一的，所以职能在组织范围内是唯一的；职责在部门范围内部是唯一的；活动在岗位的范围内是唯一的。

1.4职能与职责编制的依据有哪些？

1)“三定”文件中规定的职责(通常是职能，三定职责80%以上可以考虑作为职能，这就是为什么先使用三定的原因，三定可以把大范围(工作大的专业类别，也就是职能)确定下来)；

2)相关规章标准对某项工作职责的规定；

3)某项工作的总流程(依据对复杂工作的流程分解，先分解和描述流程，再确定对应流程涉及的职责，职能职责体现主要流程活动，流程活动接口和展开职能职责)；

4)来自于实际或实践。

1.5职能与职责通常应包括哪几部分内容？

1)职能与职责应包括业务单元(如一个单位-气象中心、管制中心等，部门与科室)所有工作，分为三个部分：专业/业务/质量职能与职责、安全职责、行政综合及通用职责，这

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三部分职能与职责尽量避免重要描述，相对独立；

2)“专业/业务/质量职能与职责”一般视为最核心的部门，即“XX部门(科室)职能与职责”的第一部分，该部分内容不包括安全职责、行政综合及通用职责这两部分内容；

3)体系过程不仅仅是核心运行过程，还包括其他运行过程、支持过程和管理过程，这样系统而全面的部门职能职责就策划出来了。

1.6如何界定专业/业务/质量职能与职责的范围

1)各部门(科室)的“三定”中的职责只描述“专业/业务”部分内容,不会包括安全职责、行政综合及通用职责；

2)综合规章(如通常只会描述到某个专业的“专业/业务”部分内容。如《民用航空安全管理规定》、《民用航空空中交通管理运行单位安全