企业合同管理体系要求.pdf

DB3310/TXXXX—XXXX

企业合同管理体系要求

1范围

本文件规定了企业合同管理的基本要求、管理要求、评价与改进等内容。

本文件适用于企业合同的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T15418档案分类标引规则

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T33718企业合同信用指标指南

DA/T89实物档案数字化规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4基本要求

组织

4.1.1合同管理机构可包括合同发起部门、合同审核部门、合同跟踪部门和合同归档部门。

4.1.2合同发起部门的工作职责应包括下列内容：

a)调查核实对方及担保方签约资格和履约能力等资信情况，确保具有履行合同的能力；

b)起草合同文本，明确约定双方权利义务、交易条件、违约责任等内容，确保表述清晰、准确；

c)组织合同项目谈判，就合同条款进行沟通协商；

d)发起合同审核会签流转，完成合同签订流程；

e)办理合同授权委托申请。

4.1.3合同审核部门的工作职责应包括下列内容：

a)拟定并组织实施合同管理制度；

b)组织或协助制订、修改、发布、更新并指导适用合同示范文本；

c)审核合同的合法性、合规性；

d)参与重大事项的合同谈判、起草和修订等；

e)处理合同纠纷。

4.1.4合同跟踪部门的工作职责应包括下列内容：

a)跟踪合同履行情况；

b)审核合同金额、支付方式、税务等的合理性和合法性；

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c)识别、预测合同执行过程中潜在的风险。

4.1.5合同归档部门的工作职责应包括下列内容：

a)将合同数据准时、准确、规范地录入合同管理软件或信息化平台；

b)对合同数据进行统计、分析；

c)收集、整理汇总合同档案。

人员

4.2.1应配备专兼职合同管理人员，并负责下列工作：

a)收集并审核供应商/客户的主体资格证明材料、公章等资质条件；

b)通过信息化平台及合同管理软件对合同内容进行修改及变更；

c)与合同管理涉及的部门人员沟通，并及时处理合同所发生的问题；

d)将合同进行初步的分类整理、登记并存档。

4.2.2合同管理人员应参加岗前培训，熟悉合同管理政策法规，掌握合同管理工作流程。

制度

4.3.1应建立科学规范的合同管理制度，强化合同履约和守法经营意识，制度明细见附录A。

4.3.2应建立涵盖合同发起、审核、跟踪、归档在内的合同全生命管理流程。

设备设施

4.4.1应建立信息化平台，统一汇总管理合同签订履行全过程的资料。

4.4.2宜配备合同管理专业软件。

5管理要求

合同文本

5.1.1合同应由约首、主文、约尾等要素构成，各部分内容应符合表1的规定。

表1合同构成内容

类别主要内容

应包括合同名称、合同编号、合同所有当事方合法有效名称，需要时可增加所有当事人对

约首

应信息（组织机构代码、身份证号码）、联系信息及当事人的证明文件等其他信息

产品类合同应包括产品名称、单价、规格、数量、交货日期、地点等内容

合同内容

服务类合同应包括服务类型、服务环节、