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会展策划基础知识了解

1、参展的流程和注意事项

首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项

原则：1、针对性2、代表性3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性

质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指

展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。

其次，参展商的现场展示。现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的

展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助

其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，并

准备一些小包装样品免费派发。

第三，展台设计。当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越

重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映

自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：1、

展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；

3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4、不要忽略展台的展示、

会谈、咨询和休息等基本功能。

第四，工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1、

按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；2、根据工作量的大小决定人员数量；3、

人员的基本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的了解，包括专业知识、产品

性能、演示方法等等。

第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客

户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等

手段，邀请和吸引客户。

有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考

下表，看一看你做到了吗?

参展计划时间表：（一）12个月前：1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目

标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；2、与展览主办单位或代理公司联系，

取得初步资料；3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4、

了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（二）9个月前：1、设计展览结构；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择

并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。

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（三）6个月前：1、以广告或邮件等进行推广活动；2、确定旅行计划；3、预付

展览场地及其他服务所需款项；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要

的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。

（四）3个月前：1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量

代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3、将展位结构设计做最后的决定；4、

计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场

或场外的招待会；8、出国展则需购买外汇。

（五）四天前：1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2、搭

乘飞机至目的地。

（六）三天前：1、抵达，饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定

所有运送物品是否安全抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场服

务承包商，确定一般准备就绪；6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；7、访问当地顾

客。

（七）两天前：1、确定所有物品运送完成；2、查看租用的设备及所有用品，了解其

功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的决定。

（八）一天前：1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2、将促销用品送达直接

分配中心；3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。

（九）展览期间：1、尽早到会场；2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；

3、实地观察后尽早预约明年场地；4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事

后记忆；5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一

旦应诺，必须按质按期完成；6、将每日情况做成简报通知员工；7、每天将潜在商机