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会议组织方案

导读：本文会议组织方案，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和

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会议组织方案（一）

一、会前准备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问

题更有效地获得解决？

2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什

么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进

行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将

其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简

要告诉大家。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关

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与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节

上，应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己

的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一

步讨论，可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。

会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表

明下次会议的日期和时间。

2、根据会议，对执行进行监督和检查。

会前工作：

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

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6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手

册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、

接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

会中工作：

9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房

间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派

送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他

相关安排等工作。

14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费

和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、

购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代

表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及

家属等）的安排及接待工作。

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18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作：

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇

总结书工作及印