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招标档案管理制度

第一章总则

为规范招标档案的管理，确保档案的完整性、安全性及有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。招标档案是公司在招标过程中形成的重要文件，包含招标文件、投标文件、评标记录及合同等，具有重要的法律效力和管理价值。

第二章制度目标

1.规范管理：建立健全招标档案的管理体系，明确各部门职责，确保招标档案的完整、准确和及时归档。

2.提高效率：优化档案的存储和检索流程，提高档案查阅效率，保障招标工作的顺利进行。

3.确保安全：采取有效的安全措施，防止招标档案的丢失、损毁和泄露，保障企业利益和商业秘密。

4.便于监督：建立档案的监督和评估机制，确保招标档案管理工作的有效落实。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有招标活动所形成的档案管理，包括但不限于：

-招标文件

-投标文件

-评标记录

-合同文本

-招标公告及相关资料

第四章管理规范

4.1档案的收集与归档

1.收集要求：

-招标负责人需在招标活动结束后，及时收集相关档案材料，包括但不限于招标文件、投标文件及评标记录等。

-所有档案材料应确保完整、真实、有效，并由招标负责人签字确认。

2.归档标准：

-所有档案材料应按照统一的格式进行整理，确保档案内容的规范性和一致性。

-归档材料需按招标项目进行分类，确保后续查阅的便捷性。

4.2档案的保管

1.保管责任：

-招标档案由综合管理部负责保管，确保档案存放在安全、干燥、通风的环境中。

-档案应存放在专用的档案柜中，并设置专人负责，定期检查档案的完整性。

2.安全措施：

-对于重要档案，需采取加密措施，限制查阅权限，防止未经授权的人员接触档案。

-实行定期备份制度，防止因意外情况导致档案丢失。

4.3档案的查阅与借用

1.查阅流程：

-需查阅招标档案的人员，应提前向综合管理部提出申请，并填写查阅登记表。

-查阅过程中，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

2.借用规定：

-招标档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经主管领导审批，并填写借用记录。

-借用后，需及时归还，并对归还的档案进行核对，确保无误。

4.4档案的转递

1.转递程序：

-档案转递工作由综合管理部负责，需填写转递通知单，详细记录转递的档案及接收单位。

-档案转递应采取密封方式，禁止个人随意携带档案。

2.核对与回执：

-对转入的档案，接收单位应及时核对，并在转递通知单上签字确认。

-相关档案的转递记录应妥善保存，以备查阅。

第五章监督机制

1.监督责任：

-综合管理部负责对招标档案管理工作的监督检查，定期开展档案管理专项检查，发现问题及时整改。

-设立档案管理工作反馈机制，鼓励员工提出意见和建议，以不断完善档案管理制度。

2.评估机制：

-每年定期对招标档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及查阅效率等。

-针对评估结果，综合管理部应及时调整和优化管理措施，确保档案管理工作的有效性和合规性。

第六章附则

1.解释权：

-本制度的解释权归综合管理部所有，若有未尽事宜，按相关法律法规及公司规定执行。

2.生效日期：

-本制度自发布之日起生效，所有部门应严格遵守。

3.修订流程：

-本制度根据实际情况和法律法规的变化，适时进行修订，修订意见应及时反馈至综合管理部。

通过建立和实施招标档案管理制度，能够有力保障招标活动的规范性和透明度，提高公司在招标过程中的竞争力，确保档案的有效利用与安全管理，为公司的发展提供强有力的支持。