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行政档案管理制度

第一章总则

为加强行政档案管理，保障档案的安全和有效利用，根据国家和公司相关规定，制定本制度。行政档案是记录行政管理活动、决策过程、事务处理等的重要文件，是确保工作规范、提高工作效率的重要依据。

第二章档案管理的目标

1.确保档案的完整性和安全性：通过科学的管理方式，确保档案在收集、存储、使用和销毁各环节的安全和完整。

2.提高档案利用效率：建立健全的档案管理制度，提高档案的查阅和利用效率，服务于行政决策和日常管理。

3.规范档案管理流程：明确档案的收集、整理、保管、借阅和销毁流程，确保档案管理工作的规范性和有效性。

第三章适用范围

本制度适用于本单位所有行政档案的管理工作，包括但不限于会议记录、决策文件、通知公告、合同协议、审批材料等各类文书档案。

第四章法规依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规制定，并结合国家和行业标准进行完善。

第五章档案管理规范

第五节档案的收集与归档

1.收集责任：各部门应按照规定，及时收集与其工作相关的档案材料，内容包括会议记录、决策文书、通知公告、合同文件等。

2.归档要求：

-档案材料应经审核无误后进行归档，确保字迹清晰、内容完整。

-每份档案应附有归档说明，包括档案名称、归档日期、责任人等信息。

第六节档案的保管

1.保管责任：档案由综合管理部专人负责保管，使用专用档案柜存放。

2.安全措施：档案柜应采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案安全。

3.定期检查：每年定期对档案进行检查，核对档案的完整性和准确性，发现问题及时整改。

第七节档案的查阅与借用

1.查阅权限：员工或外部单位人员需查阅档案时，需填写查阅申请表，经综合管理部审核批准后方可查阅。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需借用时，须经部门负责人和综合管理部批准。借用档案时，应填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还日期。

3.查阅守则：查阅档案时应遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

第八节档案的转递

1.转递流程：档案转递工作需由综合管理部负责，确保转递过程中的安全和完整。

2.转递记录：转递的档案需填写转递通知单，明确转递人、接受人、转递日期及档案名称等信息。

3.转递方式：档案转递应通过机要途径进行，禁止个人携带。

第九节档案的销毁

1.销毁审批：不再保留的档案应报经综合管理部审核，填写销毁申请表，确保档案的销毁符合相关法律法规。

2.销毁记录：销毁的档案应做好记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁责任人等信息，确保档案销毁过程的透明和可追溯性。

第六章监督与评估机制

第十节监督机制

1.定期审查：综合管理部定期对档案管理制度的实施情况进行审查，发现问题及时整改。

2.反馈机制：建立档案管理反馈机制，鼓励员工提出意见和建议，不断完善档案管理工作。

第十一节评估机制

1.评估频次：每年组织一次档案管理工作评估，评估内容包括档案的完整性、安全性、利用效率等。

2.评估报告：评估结果形成报告，提出改进建议，并向全体员工通报评估情况，推动档案管理工作的持续改进。

第七章附则

1.解释权：本制度由综合管理部负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，原有档案管理制度同时废止。

3.修订流程：本制度如需修订，须经综合管理部提出，并经管理层审议通过后实施。

以上为《行政档案管理制度》的具体内容，确保该制度具备可操作性和可持续性，为实现组织目标提供有力支持。通过系统的档案管理，有助于提高工作效率，保障信息安全，促进组织的健康发展。