会务服务保障方案_5660500.docVIP

会务服务保障方案

1、需求确认

进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。会务需求确认相关表格详见下列表格。

附表一：会务服务需求确认表

会务服务需求确认表

类另IJ

项目

内容

备注

会议名称

会议类型

口座谈会口报告会口开/闭幕式口演出口受聘仪式

口其他（）

会议日期

年月日

会议时间

上午：（：）~（:）

下午：（：）~（:）晚上：（：）~（:）

会议地点

参会领导

参会人数

安全管理

类

1、预留贵宾车位；贵宾专车

路线（重大接待）

口是贵宾车位（）位

□否

2、参观路线

路线：

出发点：（）

途经：（）

终点：（）

：

3、是否需要特别安保

口是需要人数：

（）

工作事项：（）

□否

1、是否增加安保力量？（物业组织内调配）；

2、会前、会中、会后是否需要特别安保要求？

4、参会人员是否凭证件入场

口是

□否

5、是否布.必威体育官网网址要求

口是必威体育官网网址的内容：

（）

□否

设施设备类

1、是否需要大功率电源

电压负荷（）伏电源连接线（）条

2、是否需要使用专梯

口是通往楼层（）

□否

3、会议期间是否需要音乐

口是□国歌□颁奖

进行曲

□其他（）

□否

开/闭幕式

4、是否需要使用投影

口是使用时间：

（）

□否

与灯光相匹配

5、是否需要录音笔

口是使用时间：

（）

□否

附表二：会务服务需求确认表（续）

会务服务需求确认表（续）

类另IJ

项目

内容

备注

设施设备类

6、是否需要视频会议系统

口是

□否

7、是否需要电源转换插座、

万能充电器、插电板等

口是需要的设备：（）

□否

会务服务类

1、是否需要合影

口是合影时间：（）

合影座椅数量：（）

□否

2、是否有外宾参加

口是外宾使用语言：（）

□否

3、是否需要预留宣传牌

口是数量：（）

摆放时间：（）

□否

4、是否需要协助制作与悬挂横幅

口是横幅内容：（）

□否

5、是否需要协助制作与悬挂

大背景

口是背景主题：（）背景尺寸：（）悬挂位置：（）

□否

6、是否需要签到台

□是摆放位置：（）

摆放数量：（）

摆放物品：（）

□否

7、是否对桌椅的摆放有特别

要求

□是摆放方式：（）

□否

8、是否需要白板

□是摆放位置：（）

摆放数量：（）白板笔：（）

□否

9、是否需要配发会议资料

□是发放方式：（）

□否

10、是否需要打印与摆放座

席牌、胸牌、准备胸花

口是座席牌：（）

胸牌：（）

胸花：（）

□否

11、麦克风种类

□有线话筒数量：（）

摆放位置：（）

口无线话筒

数量：（）

口头戴麦克风

数量：（）

12、是否需要提供纸笔

口是数量：（）

□否

13、是否需要提供果盘/茶歇

口是水果种类：（）

茶歇：（）

饮品：（）

食品：（）

□否

需配备纸巾

14、会中由服务人员续水，还是在座位上摆放瓶装水

口人员续水

口瓶装水

附表三：会务服务需求确认表（续）

会务服务需求确认表（续）

类另IJ

项目

内容

备注

环境类

1、是否摆放会议台花

会议桌花数量：（）

特别需求：口是（）

□否

2、是否摆放会议盆花或绿色

植物

会议盆花数量：（）绿色植物：种类：（）数量：（）

位置：（）

其他

确认签字：日期：核对人：

2、服务策划

根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，

其中宜包含但不限于以下方面：

——职责分工；

——时间安排；

——场地安排；

——会务用品及硬件设施配备；

——突发事件应对措施；

——会议秩序及安全等。

3、会前准备

将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

——布置导引；

——布置签到；

——布置横幅与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

——制作并摆放座席牌；

——摆放不同类型麦克风；

——摆放花卉；

——制作与佩戴胸花；

——提供纸笔；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

——调试音响；

——调试投影；

——调试空调；

——准备茶具（水）；

——准备果盘；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

——了解会议程序及个性化服务需求；

备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

4、会中服务

（1）引领入座

——操作规则：引领领导入上座，双手轻提起椅子请领导入座，然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。

——质量标准或要求：椅子轻拿轻放，使用礼貌用语。

（2）上香巾

——操作规则：①左手端托，右手拿香巾夹，站在领导右后侧为领导递香巾。②不能挡住领导的视线。

——质量标准或要求：香巾干净无异味，冬天在35度左右，夏天上冰毛巾。

（3）斟