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文件文档管理制度范文

文件文档管理制度

第一章总则

第一条为加强文件文档管理，并规范文件文档的创建、传递、

保存和销毁工作，提高工作效率和信息安全性，制定《文件文

档管理制度》（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于本单位所有相关部门，包括办公室、人

力资源部门、财务部门、市场销售部门、生产制造部门等，并

涵盖所有类型的文件文档，包括电子文件和纸质文件。

第三条文件文档管理工作必须遵循便民、高效、安全、规范

的原则，做到及时准确、便于查找、易于理解、方便保存。

第四条文件文档管理工作必须遵守国家法律、法规以及本单

位相关规定，不得违反法律、法规，不得泄漏涉密信息。

第二章文件文档的创建与登记

第五条文件文档必须按照规定格式和版本进行创建，确保信

息的完整性和一致性。

第六条文件文档必须注明创建日期、文件标题、文件编号、

文件密级（如有）、制定单位和负责人等信息，并进行登记。

第七条对于涉及重要决策、重要文件或需要留存备份的文件

文档，必须由相关部门进行签字并获得上级领导的审核和批准。

第八条文件登记表必须按照规定格式进行登记，包括文件标

题、文件编号、制定人、登记日期等信息，并进行保存备份。

第三章文件文档的传递与接收

第九条文件文档传递必须按照规定的传递渠道和流程执行，

不得私自转交、逃避和拖延。

第十条文件文档传递时，必须填写传递单并注明传递日期、

文件标题、文件编号、传递人和接收人等信息。

第十一条文件文档接收时，必须确认文件的完整性和准确性，

并及时签字确认，并在传递单上填写接收日期。

第十二条对于重要文件文档的传递和接收，必须通过正式的

渠道和方式进行，并保留传递和接收文件的相关证明材料。

第四章文件文档的保存与归档

第十三条文件文档的保存必须按照时间顺序进行归档，并做

好分类和标识，便于查找和统计。

第十四条文件文档的保存期限根据文件的重要程度和法律、

法规的规定来确定，确保文档的及时性和必威体育官网网址性。

第十五条文件文档的保存必须做好防火、防水和防盗等工作，

确保文档的安全性和完整性。

第十六条文件文档的归档必须按照归档规范进行，包括归档

编号、归档日期和归档人等信息，归档后必须进行保存备份。

第五章文件文档的销毁与报废

第十七条文件文档的销毁必须按照法律、法规和相关规定进

行，不能随意销毁文件文档。

第十八条文件文档经过保管期限之后，必须根据规定的销毁

程序进行销毁，并做好销毁记录和销毁证明。

第十九条文件文档的报废必须经过单位负责人的批准，并做

好报废记录和报废证明。

第六章文件文档管理的监督与检查

第二十条文件文档管理工作必须有专门的人员负责，并定期

对文件文档的管理情况进行检查和评估。

第二十一条文件文档管理人员必须严格遵守相关规定，不得

有违法违规行为，不得私自泄露文件文档。

第二十二条文件文档管理人员应当接受领导的监督和指导，

并对工作情况进行报告和汇报。

第七章文件文档管理的处罚与奖励

第二十三条对于违反文件文档管理制度的人员，根据情节严

重程度，给予相应的纪律处分或法律制裁。

第二十四条对于考核表现优秀的文件文档管理人员，给予相

应的奖励和荣誉称号。

第八章附则

第二十五条对于本制度未明确的事项，可以参照相关法律、

法规和单位的相关规定进行处理和解释。

第二十六条本制度自发布之日起生效，由相关部门负责解释

和修订。