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设备档案归档工作规范、原则、内容与要求

一、设备档案工作的基本原则：

1、凡是作为公司固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、

调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、

具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料

均属设备档案。公司设备和固定资产管理部门均为设备档案归档

文件整理单位。

2、设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完

整、准确、系统、安全，便于开发和利用。

3、设备档案是国家的重要技术储备，是公司仪器、设备管理

工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入公司设备管

理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作

紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为公司

设备管理部门的职责之一。

4、公司设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位

的档案工作，并确定适当的档案人员，协同综合档案馆(室)认真

做好仪器设备档案的积累、立卷和移交工作。

二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

1、归档原则：归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、

使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对企业有史

料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设

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备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵

循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

2、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、

开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范

围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

3、归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）

各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

4、本校自制、作为公司固定资产符合建档条件的仪器设备，

除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器

设备类档案要求处理。

5、作为公司固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、

稀的仪器设备，均须归档。

6、不归档的文件材料：

⑴、上级普发（非专指高校）、不办的文件；

⑵、未定稿的管理性文件材料；

⑶、未生效的合同、协议书；

⑷、重份文件、校内单位发来的文件；

⑸、无查考价值的一般性函件；

⑹、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

⑺、其它有关条目见《文件材料归档流程》第3条。

⑻、以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、设备档案内容与要求：

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1、动力设备卡片的要求：

1.1设备名称、规格、型号。

1.2设备出厂年月、设备编号。

1.3设备使用日期、年限、单位。

1.4设备原价值。

1.5生产厂家。

2、电机、减速机的设备卡片：

2.1设备名称、规格、型号。

2.2技术参数：电压、功率、速比、生产厂家。

2.3技术条件：温度、压力、介质。

3、设备技术性能一览表：

3.1设备名称，详细规格、性能、流量、扬程、温度、压力、

转数、电流等运行参数符合技术要求状况。

3.2设备台数、单重、总重。

3.3设备材质。

3.4设备出厂年月、投用年月、使用年限。

3.5制造厂家。

3.6设备原值。

3.7配套的电机、减速机、规格、型号。

3.8设备备件购置资料（技术数据、来料地、数量、存放处）。

3.8设备安装地点、工号、位号。

4、设备技术档案：

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4.1设备概况。

4.2设备完好状况表。

4.3设备简图、基础图、吊运图。

4.4设备缺陷和隐患记录。

4.5润滑档案。

4.6设备检修记录。

4.7设备易损件备件资料。

4.8事故记录。