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人事档案管理在企业人力资源管理中的

作用及策略分析

Summary：在市场经济环境的不断发展变化下，企业的经营形势渐趋复杂，所面

临的竞争局面也愈发严峻，因此企业需要进一步强化人力资源管理，以更好应

对市场竞争。人事档案作为企业人力资源管理中的关键内容，在现代化企业的

人力资源工作中发挥着至关重要的作用。本文主要围绕人事档案管理在企业人

力资源管理中的作用及策略展开论述，首先概述了企业开展人事档案管理的意

义；其次阐述了人事档案管理在企业人力资源管理中的重要作用；最后提出了

企业人力资源管理中加强人事档案管理的策略。

Keys：企业；人力资源管理；人事档案管理

随着现代化企业的高速发展，人力资源在企业经营管理中占据着越来越重要的

地位，不但是增强企业竞争实力的关键因素，同时还能维持企业的正常、有序

运转。人事档案管理作为一项帮助企业挖掘、培养人才的基础性工作，在优化

企业人力资源管理方面意义重大。

1、企业开展人事档案管理的意义

对于企业的人力资源管理来说，其主要工作在于科学、合理地配置人力资源，

确保人才被妥善分配到合适的岗位。在这一整个过程中，需要企业切实了解、

熟悉、尊重人才，除既有人才的个人表现外，还需不断强化针对人才的考核评

价，对员工以往的工作经历做好详细了解，而这必须以人事档案资料信息作为

重要参考。企业通过对现有人事档案资料的全面化、有效化整理，再加强与各

员工综合素养及专业能力的充分结合，能够更好保障人员从事与自身能力相适

应的工作，保证对优秀员工实现优化配置，这样能够有效推动人才的灵活流

动。所以，企业在人力资源管理工作中基于目前的人事档案展开深层分析，有

利于及时掌握自身的整体发展情况，据此设置更具科学性、可行性的招聘标准

与人才培训计划；也有利于增强人事档案管理的工作成效，推进企业人事工作

的整改与优化。

2、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

2.1能够保障人力资源信息的真实性

企业系统、完备的人事档案可以为人力资源管理工作提供真实、准确的数据信

息，保证企业在经营发展进程中能够实现对每位员工个人能力及工作情况的精

准掌握，然后据此将其分配到适合的岗位工作中，可以带动人事档案管理的工

作质量及效率得到全面提升。比如，某企业人力资源管理部门内的相关人员，

始终坚持求真、负责的工作态度来落实档案资料的收集、整理、分析，再通过

对先进化大数据技术的应用，实现了对纸质化人事档案的全面更新及完善，同

时根据企业内部的人员流动情况，对现有的人事档案进行了有效补充，使企业

内部所有员工的个人档案资料均得到了详尽、严谨的记录，能够将与员工有关

的人尽其才、各尽其能方面的作用进行充分发挥。

2.2能够为企业招聘员工提供实际依据

高质高效的人事档案管理可以给企业人才招聘工作的顺利、有序推进提供坚实

的信息基础。企业的人才招聘计划主要包括由内部与外部市场进行人才的招

揽，能够帮助企业的重点、关键岗位聘用到合适的专业人才，有效避免在招聘

过程中出现招聘工作者随意招揽与自己相熟的朋友的情况，能够进一步确保招

聘工作与企业既定管理规定要求的适应性，还能够促进人才招聘质量的大幅度

提升。而且基于对既有人事档案资料的针对性分析进行人才招揽，可以保障所

招聘到的员工完全符合企业的招聘标准。并且在内部招聘环节，通过查看每位

员工的个人业绩，还可以切实增强企业内部人员选拔工作的公正性与合理性。

2.3能够为企业人力资源规划提供帮助

企业具备科学性、可行性、有效性的人力资源规划，能够给自身的可持续、健

康发展提供有力的人才保障。企业人事档案内部的工作岗位、员工数量、人员

结构等相关资料信息，均是企业经营管理人员进行人才选拔所不可或缺的重要

参考资料。通过对人事档案资料内容的分析与整理，能够为企业发展提供精准

的人力资源信息，而且在部分员工退休之后，企业档案管理人员还能够将相应

的信息资料向人事专员做出反馈，以此有效帮助人力资源管理人员顺利完成对

企业人力资源发展规划的全面制定。

3、在企业人力资源管理中强化人事档案管理的策略

3.1提升人事档案管理工作的真实性、完善性、时效性

企业人事档案资料必须具备全面性与完备性，如若不然，将很难在人事档案资

料中收集到所需的员工个人工作信息。比如很多企业的人事档案记录工作过于

简洁，仅包含员工的基本信息，例如姓名、住址、学历、工作经验等，对于员

工的日常工作表现、个人业绩成效等欠缺系统的记录，这就在很大程度上弱化

了人事档案的价值，难以给予企业人事改革工作以强效支撑，也无法将其作为

选拔人才的重要依据。企业人事档案部门应当