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视频会议管理办法
第一章总则
第一条为加强本单位视频会议系统管理,保障系统运行,
提高系统利用效率,确保系统使用效果,特制定本办法。
第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理,并做
好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及必威体育官网网址工作。
第二章视频会议程序与操作规范
第三条视频会议召开前1天,由本单位组织预联调。各参
会分会场应按会议通知要求,准时、全程参加会前的预联调测试。
系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试,音频、视频效
果调试,多媒体资料传输共享调试等项目。
第四条视频会议召开当天,各会场系统管理员应在视频会
议正式召开前1个半小时到达会场,打开视频会议系统设备,主
动呼叫,按联调效果做好准备。
第五条视频会议召开前1小时,进行一次会前联调,由主
会场系统管理员依次呼叫各分会场,测试主、分会场的网络通讯
及音视频效果,确保会议声音、图像清晰稳定;分会场单位在视
频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况(可用网络通讯方
式);主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风,并向
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全网发出预备通知。
第六条视频会议正式开始后,各会场应严格保证按调试时
确定的配置要求开会,严禁在会议过程中随意改变配置参数。会
议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换,并根据实际情况
适当调节。要随时关注视频会议各系统运行状态,确保会议正常
进行。
第七条会议期间,系统管理员必须坚守岗位,保持通信畅
通。主会场系统管理员应根据会议需要,及时切换会场画面,了
解各分会场的情况;各分会场应实时监控设备运行状况,随时与
主会场保持联系,及时调整镜头和麦克风,确保视频会议效果。
第八条会议中如出现系统故障,应立即向主会场报告,不
得擅离会场;系统管理员按应急预案尽快排除。如果是掉线现象,
重新呼叫;如果是视频终端故障,用软终端临时代替;如果是网
络设备故障,用备板配件代替;如果是线路中断无法修复,经主
会场同意,就近转入其它会场。系统管理员应详细记录故障情况
及处理措施。
第九条会议结束后,由主会场统一中断会议连接。各分会
场在主会场中断会议后,按操作流程关闭视频设备。
第三章视频会议系统管理员职责
第十条视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、
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应用技能和系统故障检测排除能力,熟练掌握视频会议设备的连
接和使用方法,熟练运用本单位的应急预案。
第十一条视频会议系统管理员应按本单位要求对系统进行
检查和保养;保障运行环境,做好日常检查维护,保证设备处于
良好状态。
第十二条视频会议系统管理员要保持个人通信畅通,可随
时联系。从接到召开视频会议通知起即服从会议统一调度安排,
直至该次视频会议技术服务结束。
第十三条视频会议系统管理员原则上由各单位网管员担任,
人员要相对固定,如需调整,要及时报本单位信息管理部备案。
第四章设备管理与维护
第十四条本单位信息管理部及各分会场要管理好视频会议
系统的各类设备和软件系统,相关设备不得随意调换,不得随意
更改参数设置。
第十五条应
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