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连锁药店药品采购管理制度

1、目的：加强药品购进的质量管理，对药品采购过程进行质量控

制，以确保依法购进并保证药品的质量。

2、依据：根据新版GSP、《药品流通管理办法》等法律法规规章

制定本制度。

3、范围：适用于本公司经营药品的采购进货。

4、责任者：综合业务部（采购）、质管部。

5、规定内容：

5.1采购部应坚持“按需进货，择优采购、质量第一”的原则，依据

市场动态、库存结构及质管部反馈的各种质量信息等，组织采购。

5.2在采购药品时应选择合格供货方，对供货方的法定资格、履行

能力、质量信誉、所供药品质量状况等应进行调查和评价。

5.3采购药品时，企业应当向供货单位索取发票。发票应当列明药

品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，

应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用

章原印章、注明税票号码。

5.4药品购货计划：

5.4.1制订药品采购计划时，应以药品质量为重要依据，对相关药品

生产、经营企业的质量管理体系、质量保证能力等质量信誉进行评价，

对质量不稳定的品种或质量保证能力欠缺的企业应停止购进。同时也应

考虑本公司的经营计划、销售能力、储运能力等情况。

5.4.2药品采购计划，可分年度、季度、月药品采购计划。一般情

况下,按季度制定采购计划。

5.4.3公司编制药品采购计划时，应有质量管理人员参加。药品采购

计划执行过程中的质量情况由质管部负责监督。

5.4.4药品采购计划，应作为签订药品购进合同的依据。

5.5购货合同：

5.5.1合同的形式：可分格式合同和非格式合同（包括邮件、电话或

传真等）。

5.5.2合同的条款：

5.5.2.1双方企业名称、地址、电话、帐号与税号及签约地点、时间

及代表等。

5.5.2.2品名规格、产地、供货价、数量及金额；质量条款（包括药

品质量符合国家药品质量标准和有关质量要求；药品附产品合格证；药

品包装符合药品质量要求和储存运输要求；购入进口药品时，应提供加

盖供货单位原印章的《进口药品注册证》、《进口药品检验报告书》复

印件等。）、交货的期限、方式、地点；结算方式、付款期限、违约责

任等。

5.5.3合同签订的程序：

5.5.3.1采购员依据采购计划，与经过资格合法性审核及质量信誉评

价的合格供货方进行联系协商后拟定合同条款。

5.5.3.2采购部经理对拟定合同条款进行审核后，方可与供货方正

式签订合同。

5.5.3.3购货合同可按年度计划分多次签订，也可一次签订，合同

金额在10万元以上的，应经总经理审批同意后方可签订。

5.5.4加盖了本公司“合同专用章”原印章的购货合同，作为本公司

药品采购进货以及购销双方承担相应经济责任与法律责任的凭据。购

货合同如果不是以书面形式确立的，双方应提前签订明确质量责任的质

量保证协议书，协议书应明确有效期，一般为一年。

5.6购进药品应有合法票据，并建立计算机系统“药品购进记录”，做

到票、帐、物相符。药品购进记录应注明：药品通用名称、规格、剂型、

生产企业、供货单位、批号、有效期、购进数量、价格、购货日期等内

容。采购中药饮片的应当标明产地。记录保存5年以上备查。

5.7购进的药品应符合以下基本条件：合法企业生产或经营的药品、

有法定的批准文号和质量标准，购进进口药品时，须提供加盖供货单位

原印章的《进口药品注册证》、《进口药品检验报告书》或注明“已抽

样”的《进口药品通关单》复印件。

5.8对首营品种、主营品种、质量不稳定品种、发生过质量问题的

品种，由质管部负责建立药品质量档案，质量档案内容包括药品质量档

案表和该品种的注册证（或其他合法性证明文件）、质量标准（药典已

收载的，可不收集质量标准）、质量状态记录等。

5.9药品采购人员应时常与供货方联系，或到供货方实地了解、考

察质量情况，配合质管部共同做好药品的质量管理工作，协助处理质量

问题。

5.10每年度末质管部会同采购部、储运配送部、对购进药品的进货

情况进行质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动

态跟踪管理。