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出生医学证明档案管理实施方案

为扎实推进“出生一件事”一网通办改革工作，加强出生医学证明档案管理，维护档案真实、完整、可用和安全，便于有效提供利用，根据档案馆及卫生健康委员会关于印发《出生医学证明档案管理实施方案》等有关规定，现结合实际情况，制定本方案。

一、实施目标

进一步规范出生医学证明文件档案材料的归档工作，对出生医学证明档案实行集中统一管理，定期移交档案馆，建立健全出生医学证明档案管理的长效机制，保障出生医学证明档案收集真实完整、管理安全规范、利用便捷高效。

二、归档流程

（一）收集齐全。

全市具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含首次发证、换发和补发）的机构（以下统称建档单位），负责本机构出生医学证明材料的收集、整理、归档与保管，确保应归档文件材料为原件，且齐全完整、图文清晰、手续完备（出生医学证明档案归档范围和保管期限见附件1）。

（二）整理规范。

档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用，根据市档案局、市档案馆协商确定原则上按“件”整理（具体要求见附件2）。

（三）制作数字化副本。各建档单位在整理出生医学证明档案的同时，要同步制作数字化副本，建立文件级目录数据库和全文数据库（具体要求见附件3）。

三、移交进馆

（一）进馆单位。市档案馆负责接收全市各建档单位档案，其他特殊情况由相关部门协商确定。

（二）移交年限。出生医学证明档案在建档单位保管满3年移交进馆。如有需要，可在双方沟通的基础上提前移交。

（三）移交要求。

1.档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。

2.移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等。

3.建档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内，向市卫生健康委员会提出移交申请，经审核同意后，再向市档案馆移交。自1996年至今因故取消出生医学证明签发资质的机构，历年出生医学证明档案移交市档案馆。

4.2018年以前的出生医学证明档案分批次进行移交，2003年至2018年期间的，于2025年10月1日前完成；2003年以前的，于2029年10月1日前完成。

四、工作要求

（一）认真组织实施。各建档单位要高度重视出生医学证明档案管理工作，要积极加大出生医学证明档案管理经费投入，确保进馆工作按照进度和规范要求落实到位。各建档单位应当建立档案管理制度，明确档案管理人员，提供必须的设施、场所和经费保障，确保出生医学证明档案管理工作的顺利开展，有条件的机构可委托有必威体育官网网址资质的机构承担出生医学证明签发材料整理、数字化扫描等工作，在材料整理和数字化过程中切实加强信息安全保障工作。

（二）科学统筹推进。市卫健委会同市档案馆对全市医疗保健机构进行摸底，明确接收出生医学证明档案进馆单位和全宗号。各建档单位需建立具体实施方案，并于2024年6月1号前上报市卫健委。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，市卫健委每年召开一次建档单位工作调度会，各建档单位年底将工作开展情况报送市卫健委。

（三）强化督促指导。各建档单位要按照《宣城市出生医学证明档案管理实施方案》的要求，制定工作计划，全面加强规范管理和移交。市卫健委、档案局要通过考核、检查、执法等形式，加强对出生医学证明档案工作的监督督导；市档案馆要及时开展业务指导，确保出生医学证明档案整理规范。

（四）优化利用流程。市档案馆、各建档单位统筹做好出生医学证明档案信息查询利用服务，健全档案查询制度，优化查询利用流程，方便群众查询利用。

附件：1.出生医学证明文件材料归档范围和档案保管期限

2.市出生医学证明档案整理规则

3.市出生医学证明档案数字化规则

4.市档案馆接收出生医学证明档案进馆单位名单和全宗号

附件1

出生医学证明文件材料归档范围和档案保管期限

一、出生医学证明文件材料归档范围主要包括：

（一）1996年以前归档范围：

1.孕产妇住院分娩记录；

2.办理分娩登记相关材料；

3.其他相关材料。

（二）1996年1月—2002年12月归档范围：

1.《出生医学证明登记本》;

2.《分娩登记本》;

3.其他相关材料。

(三)2003年1月以后归档范围：

1.《出生医学证明》存根；

2.《出生医学证明》申领表(首次签发登记表、补发申请表和换发申请表);

3.新生儿父母有效身份证件复印件；

4.亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历；

5.其他相关材料。

二、出生医学证明档案保管期限为永久。

附件2

市出生医学证明档案整理规则

一、出生医学证明档案整理步骤

1.以每个新生儿为对象作为“一件”整理。整理时，