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公司文件管理方法

公司的文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量，充分发挥文

件在各项工作中的指导作用。下面是公司文件管理方法，仅供参考!

公司文件管理方法一

1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，

确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制

度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政、指示、请示

和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理

论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完

成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、

回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、

更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总

裁办的检查与监督。

5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、

制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”

一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明

确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办

理和需要共同执行的事项;

5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事

项的公布。

5.4适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;

经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，

页脚设置为1.5CM，采用数字形式;6.2文件首页顶部添加公司徽标和

中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、

附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)

等部分组成;

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5

倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号

与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;

文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行;有附件的文件，附件在文

本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制

发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重

大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主

要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文

瑞普人字【XXXX】XXX号

6.5.3总裁办发文瑞普办字【XXXX】XXX号

6.5.4财务部发文瑞普财字【XXXX】XXX号

6.5.5研发部发文瑞普研字【XXXX】XXX号

6.5.6质管部发文瑞普质字【XXXX】XXX号

6.5.7营销中心发文瑞普销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项

目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，

两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。

“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文

件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应

该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以

适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是