大酒店行政规章制度及操作手册.docVIP

厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册

ExecutiveStandardOperationIn

HilfordHotel，Xiamen

目录

呈文管理制度

行文管理制度

收发文管理制度

印章管理制度

档案文件借阅管理制度

介绍信管理制度

办公用品领用管理办法

车辆管理办法

档案管理制度

行政办公室操作手册

行政办公室组织架构及工作职责

呈文管理规定

为使酒店各部门行文规范化，提高整体办公效率,特做如下规定：

呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。

呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。

呈文由本部门承办人拟定,由本部门经理负责核稿.并在部门领导意见一栏,写出部门的具体意见.态度要明朗，简明扼要,最后签名并注明时间。

呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复;呈文题目简明扼要,高度概括；主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后，另起一行书写请示报告的主要内容；末尾签署呈文部门及时间。

各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任.

各部门呈取文,需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送.

各部门送来阅批的文件，总经理签发后两个工作日内发出.

呈文程序:

在呈文本上登记

各部门呈文行政办主管领导

在收文本上登记

不按上述公文传递程序越级呈文，行政办将予以退回。

行文管理制度

以酒店名义的行文,先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿并请总经理签发.

缮印的文件均由拟稿人负责校对,重要文件(以酒店名义的行文）均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。

经修改后的稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清的，应由原拟稿人誊清后再打印。

收发文管理制度

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序.

酒店的收文，由档案秘书签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

公文登记后,由行政办公室根据总经理的指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由档案秘书送交,并经登记、签收后才可送交.

阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读.因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室.

各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文，应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成.

各级管理人员调动时,应将文件（含必威体育官网网址记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件,应及时送行政办公室登记保管。

没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准，由行政办公室定期销毁,销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。

印章管理制度

一、印章刻制

刻制印章是印章管理工作的一个重要环节.酒店需刻制新印章须报总经理批准；酒店各部门需刻制新印章,要写出报告，并附上新印章的名称、式样和规格，报经行政办公室批准，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保存,以便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向有关单位发出正式启用印章的通知.

二、印章保管

酒店的行政印章和总经理的私章，由总办统一保管，并有专人专管；各部门的印章也要指定专人保管.未经领导批准,印章保管人不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用.

三、印章使用

印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规.印章使用必须经批准，其权限可分级掌握。使用部门的印章，需经部门领导批准；使用酒店印章，须认真填写用印申请表,并附有关材料,经主管店领导审批后,方可使用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明，加盖酒店印章,必须书面申请并附有关材料，经部门经理批准并报酒店领导审批。

四、印章停用

由于机构变动或部门（单位)撤销等原因而造成的印章停用,按规定进行清理，并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后，按