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电子文件的管理与利用

一、电子文件

电子文件的定义

电子文件(ElectronicRecords)一般是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于

磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文

件。电子文件具有两个基本特点：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码来记录信息。

电子文件的特性

从电子文件的定义中我们能感觉到电于文件已不同于传统的纸质文件，它具有以下特

性：

1、非人工直接识读性；

2、对计算机系统的依赖性；

3、复制传递的高保真性；

4、信息与载体可分离性；

5、信息内容的易改性；

6、载体的不稳定性。

二、电子文件的整理归档

电子文件的收集

(一)收集范围

只要是本单位在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集保

存。主要包括以下几种类型：

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集重点是定稿

电子文件和正式电子文件。类别代码为T。

2.图像文件：将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机而形成的二

维点阵图文件。类别代码为I。

3.图形文件：由CAD系统或其他制图软件生成的二维、三维图形文件。类别代码为G。

4.数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件，类别代码为

D。

5.计算机程序(命令文件)：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑

软件和应用软件以及软件的版本等。类别代码为P。各行各业根据自己工作的需要开发了相

应的软件，指挥计算机完成某项任务，这个软件就是命令文件，应注意收集保管。

6.影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。类别代码为V。

7.声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件。类别代码为A。

8.多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多种媒体体现反映出来的文件，类别代

码为M。

9.超媒体链结文件：采用WEB技术制作的浏览器文件。类别代码为O。

(二)收集要求

电子文件的收集比纸质文件更为艰巨，更为复杂，既要保证电子文件的完整系统，又

要保证其原始性、有效性。电子文件不如纸质文件直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏，

必须从文件形成之时起，采取多种措施对电于文件收集管理，实施全过程管理，切实做好收

集积累工作。

l.健全制度，落实责任，确保电子文件完整、系统。电子文件的收集积累要形成制度，

明确责任，应由形成部门负责收集积累，档案部门负责监督指导。

2.完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、有效。电子文件的产生、处理要符合规

定程序，使用规定的统一软硬件系统。

3.注意及时登记，认真填写《电子文件积累登记表》。为保证电子文件的质量和收集工

作效率，我们要把电子文件的收集积累分散到日常工作中，随时做好登记工作，形成电子文

件积累登记表。这个登记表应同电子文件一起向档案部门归档。登记工作由电子文件的形成

部门承担，档案部门监督配合。电子文件积累登记表由封面和电子文件登记表组成（格式见

《威海市电子文件归档与管理暂行规定》）。其内容主要包括：

序号：积累电子文件的顺序号。一般一年一个流水号，即每年从1开始顺序编号；

题名：填写这份文件的题名。如“关于举办档案管理培训班的通知”；

电子文件名：该份文件电子版存储在光盘或磁盘上时给它起的名称。我们要求电子文

件名称格式为：全宗号+日期+题名，如“1020030208关于举办档案管理培训班的通知”，10

为全宗号为文件生成日期；

文件类别代码：标识电子文件的类别；

光(磁)盘号：电子文件所存储的光盘或磁盘编号；

形成部门：主要指电子文件形成机构。如外单位传送来的就填写文件的发送机构。本

单位某部门形成的应填写本单位某部门的全称；

形成日期：电子文件生成的定稿日期；

稿本代码：主要区别起草过程中，形成的草稿、非正式、正式电子文件的代码；

软件系统：使用某种软件系统；

密级：文件内容的密级程度；

备注：需要说明的其他事项。

如果电子文件名称中包括日期和题名，那么这些项我们可以不设。如果不需要稿本代

码项也可以不设。

4．在收集电子文件的同时，还要继续做好纸质文件