企业采购供应活动财务预警.docx

企业采购供应活动财务预警

一、采购供应业务活动分析

企业采购供应业务包括供应商的选择、合同签订、组织采购、验货收货和付款等一系列业务活动。通过分析其业务流程和资金流动规律，把握关键环节和问题，建立采购供应财务预警指标体系。

（一）采购供应活动总流程

根据调查和分析，参照相关资料，我们认为采购供应活动资金管理总流程如图6-1。

客户需求

客户需求

销售计划

生产计划

采购计划

采购部门

供应商

组织采购

签订合同

验收部门

仓库

财务

签订合同

发货

N

Y

入库

记账

付款

收款

出库

记账

收货

盘点

盘点

验收

领料

图6-1企业采购供应资金管理总流程

其关键财务管理流程为制定计划、签订合同、验收、入库保管、出库、付款和盘点。下面我们进一步分析其关键流程。

（二）采购供应计划制定流程

采购供应资金计划流程如图6-2。

销售计划

销售

计划

生产计划阿

质量部门

配料标准阿

生产部门

组织生产阿

仓库

库存

采购计划阿

审批部门

审批

N

采购部门

Y

财务部

落实资金阿

分解计划阿

资金计划阿

计划执行阿

客户需求

图6-2采购供应资金计划流程图

其关键财务管理流程为采购计划制定、计划审批、资金计划分解和落实。

（三）签订合同业务流程

从企业采购业务来看，主要是固定资产和材料的采购，固定资产采购我们会专门介绍，本章重点阐述材料采购的财务预警。在材料采购中，最典型的是原材料采购，这里我们以原材料采购业务流程为例进行分析。原材料采购一般业务流程如图6-3。

其关键财务管理流程为合同签订、合同审批、资金落实等。

客户需求

客户需求

销售生产计划

仓库

计划分解

采购部门

寻找货源

取得样品

质量部

供应商

检验

N

Y

合同谈判

草签合同

审批部门

审批

N

Y

盖章

合同确认

财务部门

备货发货

合同确认

准备

资金

准备收货

采购计划

图6-3原材料采购一般业务流程

（四）发货、验收、入库业务流程

采购合同签订后，供应商应按照合同组织生产，及时备货发货，为了保证双方合作和信息的沟通，供应商应随时向购买方传递发货信息，购买方也应随时向供应商提出新的要求和标准。其业务流程如图6-4。

其关键财务管理流程为验收、入库和付款。

合同

合同

供应商

发货

采购部门

通知

验收部门

仓库

财务部门

验收

入库

Y

N

通知

协商

记帐

付款

通知

收款

Y

N

确认债务

图6-4发货入库业务流程图

（五）仓储、出库、盘点业务流程

材料入库后，应按照规定摆放整齐，做好防火防盗和日常管理，严格出库手续，进行定期和不定期盘点。其一般业务流程如图6-5。

其关键财务管理流程为记账和盘点。

（六）付款业务流程

材料采购一般分为现款采购和赊购，在此我们不涉及以货易货等其他采购方式。下图（图6-6）为一般企业采购付款业务流程。

其关键财务管理业务流程为编制资金计划、审核、付款和对账。

在付款业务过程中，企业应当合理安排资金，充分考虑供应商的需求，计划周密，信誉为本，同时应尽量优化业务流程，简化中间环节，提高工作效率。

生产计划

生产计划

生产部门

领料

申请

仓库

配货出库

运输

运输部门

收料

财务部门

记帐

盘点

清点

复核

审批部门

差异

审批

处理

处理

图6-5仓储、出库、盘点业务流程

合同资金计划采购部门付款申请审核N财务总监资金部门

合同

资金

计划

采购部门

付款申请

审核

N

财务总监

资金部门

Y

审核

财务部门

付款

Y

N

供应商

收款

通知

销账

图6-6付款业务流程

二、采购供应活动财务管理存在的一般问题

（一）采购计划方面

?没有采购计划或采购计划形同虚设

?采购计划不科学，执行不彻底

（二）签订合同方面

?采购价格和费用高，不能充分利用批量采购、优惠付款方式等条件

?采购数量、供货时间不科学

?比质比价招标采购物品范围小，执行不彻底

?合同签订不规范，执行不严肃

（三）发货验收入库方面

1、采购验收标准不科学，把关不严，经常出现人情采购，例如某供应商即使出现被退货现象或质量责任事故，在没有彻底改善的情况下，依然继续从其采购。

2、库存量高，占用资金多，管理费用高。目前一般企业合理库存量按照一个月或者一个半月的消耗量制定。根据调查分析和咨询，事实上按照0.7个月的消耗量制定比较合理，有的企业已经向零库存逼近。较高的库存量不仅占用资金大，影响资金流动和使用效率，而且容易造成损失。据统计，原材料的订货费用和存放费用平均约占材料成本的20%。

（四）仓储管理、出库和盘点方面

1、仓库内部管理混乱，存在各种隐患，丢失报废现象司空见惯。

2、没有定期盘点，造成长期混乱，有的单位即使进行盘点，对盘点结果也不进行处理，责任也不落实，失去了盘点的意义。

3、对过期和报废物品长期不进行处理，造成新的浪费。如有的单位有大量商标