会议管理手册.pdf

会议管理手册

一、会议程序

（一）会前准备

1、拟定会议目的

2、明确与会者

3、选择开会时间

4、选择开会地点

5、会场布置

6、拟定议事日程

7、会议告知

8、会前审核

（二）会中事务

1、会议签到

2、主持会议

3、参加会议

4、会场服务

5、会议统计

（三）会后工作

1、会议简报

2、会议纪要

3、检查催办

二、会议规范

（一）会议目的的拟定

1、会议目的必须书面列明

2、会议目的必须切合实际

3、会议目的必须具体并且能够衡量

4、会议目的所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”

（二）与会人员的选择

1、与会者人数不适宜太多，双向沟通的会议普通以5－7人为宜

2、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是应考虑的某些因素：

(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?

这个人在中心议题的专门知识方面，与否确有需要或能有所奉献?

(2)

这个人以前对这种状况，有无经验，或者与所涉及的议题或人物与否有特殊

(3)

关系(例如代表某一特殊利益的小组)?

级别或地位与否适合于这个小组?(下级职工和他们的上司在一起参加的时候，

(4)

心理上常会不自然，以至于影响他们反映的质量和真实性。)

如果要做决策，这个人与否能做(他不应是一种附属的人，这种人可能缺少完

(5)

整的全方面知识和适宜的权威)?

这个人与否含有行政或法律责任来进行审查或决定?

(6)

为协助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出

(7)

一种不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?

这个人的才干或职责与否与其它与会者重复?

(8)

(9)由于某种理由，这个人的出席与否会妨碍会议的总体成效?

与否时间、工作量及其它因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在

(10)

心不在?

（三）会议时间的选择

1、会议时间必须涉及起止时间

2、普通会议不要超出一种半小时

（四）会议地点的选择

1、普通性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但

是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方

召开

2、场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。有研究成果表明，平均每一位与

会者若能拥有1.5平方米的空间，才算抱负

3、普通会议应拥有涉及桌椅在内的适宜家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈

应令与会者感到舒适

4、必须拥有充足的照明及通风设备

5、必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心

6、必须令主席及与会者大致方便

7、成本适宜

（五）会场布置

1、在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌

子的教室式安排较为抱负

2、在解决问题的会议里，如果人数不多，则最抱负的安排是让每一位与会者均

围绕桌子而坐，这样可方便每一种人跟其它的人进行多项沟通

3、在培训会场里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样

不仅便于与会者与主席之间的沟通，并且也便于与会者跟与会者之间的交流。

但若人数众多，则最佳是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子

周边。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

4、当议程甚短且无需作统计时，可考虑采用站立的方式开会

5、应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸

烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。另外，最佳能在会场中张贴不准吸烟的

标志或文字。当与会人数众多时，能够按实际需要，将座位分辨为吸烟区及

非吸烟区

6、如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑与否事先准备姓名卡片

7、准备会务物品（详见附表1）。

8、准备会标、条幅等宣传用品。

9、除非是较长的会议(超出一种半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防

与会者分心

（六）会议议程

1、按照议案的轻重缓急编排解决的先后次序，越紧要的事项越应排在议程的前

端解决，越不紧要的事项则越应排在议程的后端解决

2、每一种议案应预估所需的解决时间并明白地标示出来

3、尽量把议程的话题限制在同一种主题范畴内

4、如果