部门周例会管理制度.docxVIP

部门周例会管理制度

第一章总则

为加强部门间沟通与协作，提高工作效率，确保信息畅通，制定本制度。周例会是各部门对工作进展、问题及计划进行汇报和讨论的重要机制，有助于提升团队凝聚力、促进跨部门合作，确保部门目标与公司整体战略相一致。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门的周例会管理，涵盖会议的组织、召开、记录、反馈等环节。

第三章制度依据

本制度依据国家相关法律法规、公司章程及管理规范制定，旨在确保会议的规范性、有效性和可操作性。

第四章会议目标

1.信息共享：促进各部门之间的信息交流与共享，避免信息孤岛现象。

2.问题解决：及时发现并解决工作中存在的问题，提升工作效率。

3.目标对齐：确保各部门的工作目标与公司战略相一致，形成合力。

4.经验交流：分享各部门的成功经验和教训，推动整体工作水平提升。

第五章会议规范

第1条会议频率与时间

各部门应每周召开一次例会，会议时间应固定，原则上安排在每周一上午9:00-10:00，具体可根据部门实际情况调整，但需提前通知所有参与人员。

第2条会议参与人员

1.会议参与人员包括各部门负责人及相关岗位人员。

2.参会人员应确保出席，因故无法出席的人员需提前向会议主持人请假，并提交书面汇报。

第3条会议议程

1.会议主持人应提前两天确定会议议程并通知参会人员，议程包括：

-上周工作总结

-本周工作计划

-存在的问题及解决方案

-其他需要讨论的事项

2.每次会议应确保有至少一个议程为跨部门合作相关事项，以促进协作。

第4条会议纪要

1.会议纪要由会议记录员负责记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容及决策事项。

2.会议纪要应在会后24小时内整理并发送给所有参会人员及相关部门，确保信息传达及时。

第六章操作流程

第1条会议准备

1.会议主持人负责确定会议议程并提前通知参会人员。

2.会议记录员需准备好记录工具，确保会议记录准确完整。

第2条会议召开

1.会议主持人应在规定时间准时召开会议，并简要介绍会议目的和议程。

2.会议中，参会人员应积极发言，确保信息共享和问题讨论。

第3条会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议内容进行总结，明确各项工作责任人及完成时限。

2.会议记录员应整理会议纪要，并在24小时内分发。

第七章监督机制

第1条会议记录的审查

1.各部门负责人应定期审查会议记录，确保落实会议决策。

2.会议记录需存档，以备后续查阅和监督。

第2条反馈机制

1.各部门应就会议决策的执行情况进行反馈，反馈需在下次会议前提交。

2.对于未按时完成的任务，需在会议上说明原因并提出改进措施。

第3条评估机制

1.每季度对周例会的效果进行评估，评估内容包括会议出席率、问题解决率、任务完成率等。

2.根据评估结果，调整会议议程和管理流程，以提高会议的有效性。

第八章附则

1.本制度由公司管理部负责解释，所有部门应严格执行。

2.本制度自发布之日起实施，如需修订，需经过管理层讨论并形成书面文件。

第九章未来修订流程

1.如需对本制度进行修订，任何部门均可提出申请，管理部应组织相关人员进行讨论。

2.修订草案需经管理层审核通过后方可实施，实施前应通知所有部门。

第十章结语

通过明确的周例会管理制度，旨在提升各部门的协调性和工作效率，确保公司整体战略目标的实现。各部门应积极配合，确保制度的有效落实，促进公司可持续发展。