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会议接待礼仪知识

会议接待礼仪知识1

1、例行服务

会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人

员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港

澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，

应有求必应。

2、餐饮安排

举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还

应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，

不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如

果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便

条件。

3、现场记录

凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录

音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时，对会

议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基

本内容要力求做到完整、准确、清晰。

会议接待最后会后服务

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、

照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很

强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分

担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

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清理会议文件①根据必威体育官网网址原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③

新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

会议接待礼仪知识2

1、确定接待规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说，企业内部的一般工作性会议

讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持的会议，因为邀请各企业的代表参

加，所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备

工作，成立一个会务组，专门研究布置会议接待接待的有关工作。

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、

会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要

注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其

他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时

间把会议回执寄回来。

会议接待人员分工确定

要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，具体内容

如下：

1、确定惟一的联络人

要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天

这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一

个部门通知开会;

2、确定主席

要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场

控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3、确定会议记录者

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好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有

良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会

者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

会场布置礼仪规范

1、会场选择

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到

一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，

给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，

不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝

对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定

在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较

近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服

务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没