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档案印章管理培训

演讲人：

日期：

档案印章管理概述

档案印章种类及使用规定

档案印章制作与保管要求

档案印章使用流程与审批机制

档案印章安全风险防范措施

档案印章管理培训总结与展望

contents

目录

档案印章管理概述

01

档案印章是指用于证明档案真实性、合法性和有效性的印章，包括公章、私章、签名章等。

档案印章定义

档案印章是档案管理的重要组成部分，具有法律效力，能够保障档案的完整性和安全性，防止档案被篡改或伪造。

档案印章的重要性

档案印章管理应遵循“统一管理、专人负责、审批使用、登记备案”的原则，确保档案印章的规范使用和管理。

通过建立完善的档案印章管理制度，实现档案印章的严格管理、规范使用，确保档案的真实性和完整性，维护企业的合法权益。

管理目标

管理原则

适用范围

档案印章管理适用于企业、机关、事业单位等各类组织的档案管理活动。

适用对象

档案印章管理涉及档案管理人员、印章保管人员、档案利用人员等相关人员，需要对其进行相应的培训和管理。

档案印章种类及使用规定

02

单位对外行使权力的标志，用于单位对外发布的重要文件、信函、合同等。

公章

专用章

电子印章

用于特定业务或事项的印章，如财务专用章、人事专用章等，使用范围受限。

通过数字技术实现的印章，具有与实体印章同等的法律效力，便于远程办公和线上业务办理。

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02

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明确各类印章的使用场景，如公章用于重要文件签发、专用章用于特定业务办理等。

使用场景

根据岗位职责和工作需要，合理分配印章使用权限，确保用印安全。

权限划分

注意事项

强调印章的保管、使用、登记等要求，确保印章使用的规范性和可追溯性。

违规处理

明确违规使用印章的后果和处理措施，加强印章管理的严肃性和权威性。同时，建立印章使用监督机制，定期对印章使用情况进行检查和审计，及时发现和纠正问题。

档案印章制作与保管要求

03

使用部门需提出书面申请，并经过上级主管部门审批同意后方可制作。

选择具有相关资质和经验的印章制作厂家，确保印章质量和安全性。

对印章内容进行严格审核，确保与申请审批内容一致，避免出现错误或不当内容。

对印章制作过程进行监督，确保按照标准规范和流程进行。

制作申请与审批

制作厂家选择

印章内容审核

制作过程监督

专用保管场所

保管设施配备

环境条件控制

禁止携带外出

设立专门的档案印章保管场所，实行封闭式管理，确保安全、必威体育官网网址。

对保管场所的环境条件进行控制，如温度、湿度等，确保印章不受自然因素影响而变形或损坏。

配备符合要求的保管设施，如保险柜、铁皮柜等，确保印章不被盗用或损坏。

严禁将档案印章携带出保管场所，确需携带外出时必须经过严格审批并指定专人负责。

定期检查制度

报废标准与程序

报废印章处理

检查记录留存

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建立定期检查制度，对档案印章进行定期盘点和检查，确保数量准确、完好无损。

制定档案印章报废标准和程序，对损坏严重或无法修复的印章进行报废处理。

对报废的档案印章进行统一处理，如集中销毁等，确保不流失或被不当使用。

对每次检查和报废处理情况进行记录并留存备查，以便追溯和查询。

档案印章使用流程与审批机制

04

限定申请人范围，如部门负责人、项目主管等。

明确申请人资格

包括申请表、相关证明文件等，确保申请信息的完整性和准确性。

提交申请材料

对申请材料进行初步审核，确认是否符合申请条件。

材料审核

制定详细的审批流程，包括初审、复审、终审等环节。

审批流程

明确各级审批人员的权限和责任，确保审批过程的严谨性和公正性。

审批权限

针对紧急或特殊情况，制定相应的审批程序和权限调整方案。

特殊情况处理

使用登记

建立档案印章使用登记制度，记录使用时间、使用人、使用事由等信息。

归还要求

规定档案印章使用后的归还时间和方式，确保印章的安全和完整。

违规处理

对未按时归还、私自使用等行为制定相应的违规处理措施。

档案印章安全风险防范措施

05

流程管控

制定档案印章使用、归还和交接等环节的严格流程，确保每一环节都有记录和责任人。

实体防护

建立档案印章专用保管室，采用防盗门窗、报警系统和视频监控等物理防护措施。

定期盘点

定期对档案印章进行盘点和清查，确保数量准确、完好无损。

03

防损坏保护

对易损坏的档案印章进行特殊保护，如使用专用盒、袋等包装材料，避免摩擦、碰撞和挤压。

01

防火设施

配置灭火器和自动灭火系统，确保一旦发生火情能够及时扑救。

02

防潮处理

使用干燥剂、除湿机等设备，保持档案印章保管室的湿度在适宜范围内。

档案印章管理培训总结与展望

06

了解了档案印章管理的重要性和必要性，认识到印章管理是保障档案安全、维护单位利益的重要手段。

提高了档案印章管理的实际操作能力，能够独立完成印章的刻制、加盖、登记、保管等工作。

掌握了