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深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度
第一章总则
为加强深圳市希望社会工作服务中心(以下简称“中心”)的档案管理,确保档案的安全、有效利用,并遵循国家法律法规及相关政策,特制定本档案管理制度。档案是记录中心工作、服务对象信息、项目实施情况等重要资料的载体,是促进中心工作透明、高效、规范的重要保障。
第二章目标
本制度的主要目标包括:
1.规范管理:建立科学的档案管理体系,明确责任分工,确保档案的完整性和准确性。
2.保障安全:采取有效措施,保障档案的安全,防止档案的丢失、损坏和泄露。
3.提高效率:通过规范的操作流程,提高档案的利用效率,方便工作人员查阅和使用。
4.促进透明:增强工作透明度,确保服务对象和社会公众能及时、准确地获取相关信息。
第三章适用范围
本制度适用于中心所有部门和工作人员,涵盖所有档案的收集、整理、保管、查阅、借用、转递及销毁等环节。
第四章档案管理规范
第四节档案的收集与归档
1.档案收集:各部门需按规定收集与其工作相关的档案资料,包括但不限于:
-服务对象的基本信息登记表
-项目实施计划及报告
-评估材料和反馈意见
-各类会议记录、通知、文件等
-其他与工作相关的资料
2.档案归档:收集的档案资料须按年度、项目或服务对象进行分类整理,填写归档清单,确保资料的完整性和可追溯性。
第五节档案的保管
1.保管责任:档案由各部门负责人负责保管,档案应存放在专用档案室,确保安全、整洁,并定期检查更新。
2.安全措施:档案室应采取防火、防潮、防盗等措施,确保档案的安全。档案须逐一编号登记,并建立档案管理台账。
第六节档案的查阅与借用
1.查阅申请:需查阅档案的工作人员应填写查阅申请表,明确查阅目的,并经部门负责人批准。
2.借用规定:档案原则上不外借,特殊情况下需借用的,须经中心主任批准。借用后应按时归还,并确保档案的完好无损。
3.查阅注意事项:查阅档案时,工作人员需遵守必威体育官网网址制度,严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。
第七节档案的转递
1.转递程序:档案转递需由档案管理专员负责,确保档案在转递过程中不被篡改和损坏。
2.转递记录:每次转递需填写档案转递通知单,并由发件人和收件人双方签字确认,确保档案的可追溯性。
第八节档案的销毁
1.销毁流程:不再保存的档案需经过审查,并填写档案销毁申请表,报部门负责人审批后进行销毁。
2.销毁方式:档案的销毁应采取粉碎等方式,确保档案内容不被恢复。
第五章执行流程
第九节档案管理流程
1.档案收集:各部门在日常工作中收集相关档案,并按规定进行整理。
2.档案归档:每年度结束时,各部门须将整理好的档案归档,并填写归档清单。
3.档案保管:档案须存放在专用档案室,并按照规定的管理规范进行保管。
4.档案查阅和借用:工作人员申请查阅或借用档案,须经过审批流程。
5.档案转递:需要转递的档案,需按照规定的转递流程进行处理。
6.档案销毁:不再需要的档案,通过审批后进行销毁,确保信息安全。
第六章监督机制
第十节监督与评估
1.定期检查:中心将定期对各部门的档案管理进行检查,确保制度的落实。
2.评估反馈:各部门需定期提供档案管理的工作总结,反馈存在的问题及改进建议。
3.责任追究:对违反档案管理制度的行为,将依据相关规定进行处理,追究相关责任。
附则
1.解释权:本制度由深圳市希望社会工作服务中心负责解释。
2.生效日期:本制度自发布之日起实施。
3.修订流程:如需对本制度进行修订,须由中心主任提出并经全体员工讨论通过后实施。
以上为深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度的完整文本,旨在为中心的档案管理提供清晰的规范与指导,确保档案的安全和有效利用。希望通过该制度的实施,能够提高中心的工作效率,促进透明度,增强服务能力。
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