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档案归档整理流程

档案归档整理流程

一、收集

档案管理的第一步是收集工作。为了确保档案归档齐全、

完整并能有效利用，收集工作分为文件判断和确定期限两个步

骤。文件判断是指确定现有文件的归档范围，需要与各单位进

行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。确定

期限是根据文件的使用频率和重要程度等因素，划分对应的保

管期限，并根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在

年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

二、分类

根据归档文件范围和保管期限表，对收集到的文件进行细

致的分类划分。

三、编制页码

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编制页码时要注意不漏页、不重页。案卷封面、卷内目录、

备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，

遇到正反双面时，在反页左上角标出。

四、装订

使用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。

五、排序

对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。

六、档号标识

对排列好的文件依次标出档号，做到不重复、不断号，保

持档案编号的自然连续性。

七、著录

著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的

过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。

八、装盒

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即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，

对于案卷（盒子）进行编号。案卷除包含排列好的文件外还应

包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对

于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容、日常使用、变更

情况、组卷时间、组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，

备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。

九、打印目录

包括卷内文件目录和案卷目录，按照文件的保管期限进行

区分汇总。

十、编制检索工具

对准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日

常利用。

以上是档案归档整理的具体流程。

1.清晰、准确的记录是非常重要的，因此必须确保件号不

重复，同时录入的内容要尽可能详细和准确。为了保证记录的

准确性，可以使用电脑进行著录。

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2.在装盒排架时，需要根据不同的保管期限和机构进行分

类，避免将不同机构的文件装入同一盒中。此外，打印目录也

需要根据不同的机构进行分类。

3.归档文件目录应该一式两份，按件号顺序分别保管，并

编制检索工具，方便查找。同时，需要编写归档说明并装订成

档案目录。

4.目录封面和背脊上的项目必须填写完整，以便快速准确

地查找文件。

5.最后，感谢您的下载，但请注意，这些资料仅供参考。

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