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设计院档案管理系统规章制度规章制度

设计院档案管理系统规章制度

第一章总则

为加强设计院档案管理，规范档案的收集、整理、保管和使用，保障档案安全与有效利用，依据国家法律法规及行业标准，制定本制度。档案是记录设计院各项工作的重要依据，也是对外沟通、信息共享和决策支持的重要工具。通过本制度的实施，确保档案管理工作科学化、规范化、现代化，进一步提升设计院的管理水平和服务质量。

第二章适用范围

本制度适用于设计院内所有部门、全体员工以及参与设计院项目的外部合作单位。涉及的档案包括但不限于项目档案、设计文件、会议记录、合同文书、技术资料和其他与设计活动相关的文件材料。

第三章档案管理目标

1.规范档案管理流程：建立标准的档案管理流程，确保档案的收集、整理、保管、使用及销毁等环节有章可循。

2.保障档案安全：采取有效措施，确保档案的安全性与完整性，防止档案遗失、损毁或泄密。

3.提高档案利用效率：通过科学的档案管理，提高档案的查阅效率，以支持工作决策和业务运营。

4.促进信息共享：建立档案信息共享机制，促进部门间的信息交流与协作，提高工作效率。

第四章档案管理规范

第1节档案的收集与归档

1.档案收集：各部门在项目开展过程中，应及时收集与项目有关的所有文件材料，包括设计方案、技术图纸、会议记录、客户反馈等。

2.归档要求：

-所有档案材料应完整、准确，并及时进行整理归档。

-归档材料必须经过审核，确保内容的真实性和有效性。

-归档材料应按类别、时间、项目等进行分类，便于后续查阅。

第2节档案的保管

1.档案存放：档案应由专人负责保管，存放于专用档案室，档案室需符合防火、防潮、防盗等安全标准。

2.档案编号：所有档案材料必须逐一编号，并建立档案管理台账，记录档案的基本信息。

3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整与安全，发现问题及时处理。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅手续：员工或外部人员需查阅档案时，应填写查阅申请表，经档案管理负责人批准后方可查阅。

2.借用规定：档案原则上不外借，如需借用，必须经设计院高层领导批准，并由借用人签字确认。

3.必威体育官网网址要求：查阅档案人员应遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、拆换或外泄。

第4节档案的转递

1.转递流程：档案转递应由档案管理人员负责，转递时需填写《档案转递通知单》，并由接收方签字确认。

2.密封转递：档案在转递过程中应进行密封，禁止个人随意携带档案。

3.核对回执：对转进的档案应及时核对，并办理相关的回执手续。

第五章执行流程

1.档案收集：

-各部门按项目阶段，定期提交档案材料。

-档案管理部门负责收集并审核提交的材料。

2.档案整理：

-收到的档案材料应分类整理，并在规定时间内完成归档。

-归档后，档案管理部门需更新档案台账。

3.档案保管：

-定期对档案进行检查，做好防火、防潮、防盗等安全措施。

-确保档案管理人员熟悉档案管理流程，定期进行培训。

4.档案查阅与借用：

-设立档案查阅与借用申请制度，确保记录在案。

-归还时，借用人需填写归还记录，档案管理人员进行核对。

5.档案转递：

-档案转递需遵循标准流程，确保信息的准确传递。

-转递完成后，及时更新档案管理台账。

第六章监督机制

1.监督责任：

-档案管理部门对档案管理工作的实施负责，定期开展自查，发现问题及时整改。

-各部门应对本部门的档案管理工作承担相应责任，并定期向档案管理部门汇报情况。

2.绩效评估：

-建立档案管理绩效评估机制，根据档案管理的规范性、完整性和安全性进行评估。

-每年开展一次全面的档案管理评审，评审结果作为各部门绩效考核的一部分。

3.反馈机制：

-建立档案管理反馈机制，鼓励员工提出意见和建议，及时改进档案管理工作。

-定期召开档案管理工作会议，总结经验，交流信息，提升档案管理水平。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归设计院档案管理部门。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：本制度如需修订，应由档案管理部门提出修订草案，经设计院领导班子审核通过后实施。

结尾

通过上述规章制度的建立与实施，设计院将有效提升档案管理的规范化水平，确保档案的安全与高效利用，为设计院的可持续发展提供坚实的支持。各部门应认真学习、贯彻执行本制度，共同维护良好的档案管理环境。