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浅谈秘书在管理工作中的作用

浅谈秘书在管理工作中的作用

前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从

它的作用和意义层面上来讲的。要做好秘书工作，并非一件易事，这

其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰

明确的辨别力。但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧。处理

好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启

下的作用。

关键词：秘书管理工作桥梁作用关键职位

一、秘书的含义

自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、

智囊等。

1、文牍

宋代词人苏轼的《上初即位论治道》之二中说道：“而尚书诸曹，

文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。”文中提到的

“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的《黑猫》

中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的

“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人。而现在文牍这个称

谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记

号。

2、文书

与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公

文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜

器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就

是指从事公文、书信工作的人员。直到现在，文书这个称谓还在使用，

它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分

析整理能力。

3、参谋

唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划。清末，军、政、

师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来

称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用

的，也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的

讨论。

4、智囊

同样，跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出

谋划策的人。现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一

个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，

处事泰然。

仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内

容和职责要务。时代变迁，统治方式也不尽相同。因此，在一定时期

内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的。但总体来说，

有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从

上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务。

二、秘书工作在领导决策中的作用

秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导，

接受指示，服从命令，完成任务。同时也体现出它的重要性，以及不

可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐，但又不可懈怠，

所以它的重要作用也是不可小觑的。

1、参谋、助手作用

作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。怎么使

这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋

了。所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，

秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的。工作思路，事件的流程

内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自

作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领

导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最

优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。

2、提供信息的作用

秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要

秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，

就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国

际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发

展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，

迅速准确地输出信息，提供服务。及时准确地提供信息，既节省了工

作时间，有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。

3、协调作用

协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的

作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会

稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥

就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。

时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题

越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万

缕的复杂关系面前，领导要及时解决