电子表格基础知识讲座.docx

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电脑基础知识讲座(六)——工作表

和一样,作为微软家族的重要组件之一,是功能非常强大的电子表软件,兼具表格、图表、图形、数据库等多重功能。下面讲的是2003.

它的基本功能有:对数据进行整理、计算、统计及分析。小到可以充当计算器,记算个人收支情况等;大到可以进行专业的科学统计运算,通过对大量数据的计算分析,制定单位的财务预决算等等。但一般人由于学习的深度不够,只是把当作绘制表格的工具,这里讲的就是工作表的制作,顺带提了一下图表。一、简介

(一)的工作窗口

下图是打开的2003窗口1、标题栏:这里显示名称及当前工作薄名称;

2、菜单栏:及大同小异;

3、工具栏:及差不多,可以将工具栏拖动放到上、下、左、右;下图的工具栏是被拖动到右边

4、编辑栏:在单元格中输入数据或公式后,将在这里显示输入的内容。在这里可以对输入数据或公式进行编辑;

5、列标头:从A开始用字母作为列号,单击列标头可以选中整列。

6、行标头:从1开始用数字作为行号,单击行标头可选中整行的单元格。用列标头和行标头就可以确定一个单元格,如A4,代表第A列,第4行那个单元格,其余依次类推。

7、活动单元格:代表当前被选中的单元格。

8、滚动条:用滚动条可以使工作表上下左右进行滚动。

9、页标:每个页标代表工作薄中不同的工作表,每个工作表的名称都显示在页标上,页标用于翻页,单击可使该页成为当前页;

(二)新建和打开文档

新建是新建立一个文档,打开是打开已有的文档。新建文档有多种方法。

1、双击桌面上的图标

2、用开始菜单新建文档:

点击“开始”菜单的所有程序,找到

3、桌面右键新建文档:在桌面空白区域右键单击,选择“新建”子菜单“工作表”,如下图

在桌面上出现了一个新的工作表图标(用这个方法也能新建文档),双击这个文件图标就可以打开它进行编辑了。如下图

(三)保存文档

文档的保存及没有什么两样,这里就不讲了。(四)关闭文档

也及没什么两样。

(五)退出及相同。

(六)单元格的激活:

这是中没有的。单击单元格,就激活了该单元格,使它成为活动单元格,也就是选定了这个单元格。

活动单元格有一个黑框,可以直接输入数据或公式,执行复制、粘贴等命令;而双击单元格是编辑它,可以在内部修改数据或公式。

(七)区域选定:

除选定单元格及表格不同外,选定其他区域及基本相同

(八)输入位置的移动

一个单元格输入结束,按回车自动进入同一列的下一行,也可直接用鼠标点击某单元格或用上下左右键进行移动。

二、操作实例(以工资表为例)

打开新建一张工作表。

(一)输入栏目名称和原始数据

1、活动单元格直接输入

首先不管工作表的标题、日期等附加信息和表格线,直接在第一行的活动单元格中输入栏目名称:职工编号、姓名等,在单元格中输入原始数据,也可以在激活单元格后,直接在编辑栏输入。

表中的合计空着,最后输入公式,让电脑按公式计算。

2、在单元格中折行输入:

要使职工编号变成2行,就要在一个单元格中输入2行,可以按住键的同时点击回车键就可折行输入第二行字了;如果直接点击回车,它会自动激活下一个单元格。

3、的自动填充功能

在电子表中,有时要输入很多有规律的数据,比如职工编号1-15,或者是2、4、6、8、10等,可以使用的自动填充功能来快速输入,而不用一个一个地输入。自动填充功能是的一大特色。

中的“填充柄”就是活动单元格右下方的黑色方块,你可以用鼠标拖动它进行自动填充。

如果在你的工作表中没有显示填充柄,可以点击“工具/选项”命令,在弹出的窗口中点击显示“编辑”对话框,选择“单元格拖放功能”和“显示粘贴选项按纽“(如图)。

(1)输入1-10在单元格职工编号列中输入“1”,将鼠标指向填充柄,鼠标变成一个黑色的十字,按住鼠标左键,向下拖动鼠标,它会在右边自动显示出连贯的数据,到出现10时松开鼠标,就自动在这一列各行中输入了2-10的数据,而不用一个一个地输入了。

(2)输入日期

在单元格中输入“1月1日”,按上面的方法拖动填充柄,到需要的位置松开鼠标,填充的是1月2日到1月7日(这是默认的以序列方式填充)

如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”,就会看到填充的是“2月1日、3月1日……”

(3)输入等比数列

如要输入2、4、6、8等有规律的数据,一种方法是输入2后,执行“编辑/填充/序列…”命令,出现序列对话框

在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”,“类型”为“等比序列”,“步长值”为“2”,单击“确定”就输入了对应的等比序列数值了。

方法二是先在两行中输入2和4,然后选定2和4这两行,拖动黑色十字形,就能输入成功了。

?(4)单元格的复制

顺便说一下,如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“复制单元格”,出现的就是单元格的

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