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学院学生档案管理办法

学生档案是学生在校学习期间所形成的具有保存价值的原

始记录，是学生个人经历、成长历程的真实记载。为确保学生档

案材料完整、妥善保管、利用充分、安全转递，根据《大中专毕

业生档案管理若干规定》和《职业技术学院档案管理办法》相关

文件，结合学校实际情况，制订本管理办法。

一、学生档案管理体系

（一）学生档案管理院（系）负责制。院（系）学工科负

责学生档案材料的收集、归档、整理和保管工作。学生处、教务

处、招生就业处、团委、党委组织部等学生管理职能部门积极参

与，各负其责，统一接受学校办公室的业务指导和检查。

（二）相关部门和单位职责

1.学生处学生档案管理职责

（I）制定、完善学校学生档案管理规章制度，统筹学校学

生档案管理工作；

（2）建设和培训兼职学生档案管理队伍，指导、检查院

（系）学生档案管理工作；

（3）负责接收新生档案，转交至相应院（系）；

（4）及时印刷、发放学生档案相关材料；

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(5)办理离校毕业生档案的转递邮寄工作；

(6)做好学生档案数据统计、分析工作。

2.院(系)学生档案管理职责

(1)新生入学资格审查时，院(系)按照上级管理部门和学校

招生就业处要求，做好新生档案材料的收缴、核对和审查工作；

(2)院(系)对接收的各类学生档案材料要及时按照年级、专

业、学号顺序排列、分类管理，专柜存放保管；

(3)定期收集、整理学生各类档案材料并及时归档；

(4)毕业生档案的检查、完善和移交工作；

(5)做好学生档案查阅及借用的登记管理工作。

3.教务处学生档案职责

(1)及时向院(系)提交新生、退学、休学或转学等各类学生

信息数据，以便对学生档案进行接收、核对和保存;

(2)负责提供毕业生必修及选修课等课程成绩单；

(3)负责提供毕业生学籍卡材料。

4.党委组织部学生档案职责

负责组织、指导院(系)学生入党积极分子及学生党员材料的

收集、整理和移交工作。

5.团委学生档案管理职责

负责组织、指导学生团员及参加各类活动获奖学生材料的收

集、整理和移交工作。

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6.招生就业处学生档案管理职责

负责告知新生将档案材料及时上交或邮寄到校；按时为毕业

生办理就业报到证，并及时发放至院(系)装档。

(S)学生档案管理人员职责

1.院(系)指定专人负责学生档案的管理。涉及学生管理的

各职能部门应设立兼职档案员，负责学生各类档案材料的收集及

移交工作。

2.学生档案管理工作人员职责：

(1)热爱档案管理工作，认真、细致、公道、正派，坚持原

则，不徇私情；

(2)遵守必威体育官网网址制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外

人透漏档案内容，确保档案室安全；

(3)接收、检查核对新生档案，配合招就处等部门做好新生

资格审查工作；

(4)定期收集、整理学生档案材料并及时归档；