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关于公司会议纪要管理制度

公司会议纪要管理制度

第一章总则

为提高公司会议的组织管理和信息传递效率，确保会议内容的真实、准确、及时记录与传达，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本《公司会议纪要管理制度》。本制度旨在明确会议纪要的编写、审核、存档、传递及监督流程，确保各类会议形成的决策及信息能够有效落实，从而提升公司的整体管理水平。

第二章适用范围

本制度适用于公司内部所有会议的纪要管理，包括但不限于：

1.高层管理会议

2.部门例会

3.项目启动会及总结会

4.专题讨论会

5.外部会议（如需记录）

第三章制度目标

1.规范会议纪要编写：确保会议纪要的格式、内容、记录方式符合统一标准，做到真实、准确、完整。

2.提高信息传递效率：通过及时发放会议纪要，确保与会人员及相关人员能够快速了解会议决策和行动计划。

3.加强监督与评估：建立有效的监督机制，定期评估会议纪要的质量及执行情况，确保制度的有效实施。

4.有效存档与管理：建立会议纪要的存档管理机制，确保会议记录能够方便查阅与追溯。

第四章会议纪要管理规范

第1节会议纪要编写

1.编写责任：会议纪要由会议主持人指定的专人负责编写，通常为会议秘书或与会人员之一。

2.编写内容：

-会议基本信息（会议时间、地点、主持人、与会人员、缺席人员）

-会议议程及讨论事项

-各事项的讨论结果和达成的共识

-确定的决策及后续行动计划（包括负责人及截止日期）

-其他补充说明（如需）

3.格式要求：

-统一使用公司规定的会议纪要模板

-字体、字号、行距等格式保持一致

-语言简洁明了，避免模糊不清的表述

第2节会议纪要审核

1.初审：编写完成后，编写人需对纪要进行初步审核，确保内容准确无误。

2.复审：会议主持人对初审后的会议纪要进行复审，必要时可咨询与会人员确认信息的准确性。

3.最终确认：经复审后，会议主持人签字确认，形成正式文件。

第3节会议纪要发布

1.发布流程：会议纪要经最终确认后，由编写人负责在1个工作日内将纪要通过公司内部邮件或指定平台发送给所有与会人员及相关人员。

2.存档管理：会议纪要需由公司文档管理部门进行存档，电子版与纸质版均需保存，存档期不少于3年。

第4节会议纪要追踪与反馈

1.责任追踪：纪要中明确的每项决策及行动计划应在后续会议中进行跟踪检查，确保落实情况。

2.反馈机制：与会人员可对纪要内容提出反馈和建议，但需在纪要发布后3个工作日内进行，反馈应由会议主持人审核后形成补充纪要。

第五章监督机制

1.监督责任：公司管理层及人力资源部负责对会议纪要管理制度的实施情况进行监督，确保会议纪要的编写、审核、发布及存档等环节符合制度要求。

2.评估机制：定期（每季度）对会议纪要的质量及执行情况进行评估，评估结果应形成书面报告，并反馈给各部门。

3.奖惩措施：对遵循制度、编写质量高的部门给予表彰与奖励；对未按规范执行的部门，将提出整改要求，并视情况给予相应惩罚。

第六章附则

1.解释权：本制度的解释权归公司管理层，具体操作细则可由各部门根据本制度制定。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有部门需严格遵守。

结语

通过本《公司会议纪要管理制度》的实施，我们期望能够进一步提升公司会议的管理效率，确保决策信息的及时传达与有效执行，促进公司各项工作的顺利开展。希望全体员工能够积极配合，共同维护制度的有效性与严肃性，为公司的发展贡献力量。