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会展管理系统信息系统应用方案设计

山东省电视家庭购物节展会现场管理信息系统应用方案

[摘要]展会现场管理信息系统可以为所有参展者提供最佳的展会体验。展会现场管理

信息系统包括展前准备、现场服务和展后善后服务的全过程服务。衡量一个组织能否办好

展览的标准不仅在于展览的收入，而且在现场管理中，展览的现场服务是最直接的。合理、

科学的展会现场管理信息系统，不仅提高了现场管理信息系统的水平和展会的形象，而且

获得了宝贵的展会信息资源并加以利用。

【关键词】展会；现场；展会现场管理信息系统

一、展览场地准备

展会筹备之中，主办方要围绕整个展会开展很多细节的工作，往往细节的工作直接关

系到展会的效果，更关系到展会的品牌是否能延续下去，而这些细节若能做好才能真正能

得到事半功倍的结果。（一）组委会1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到

自己的相关证卡（可制作个性化或通用证卡，在展会举办前寄送或在现场直接领取）、展

会资料、会刊（杂志和电子会刊）、参展指南、餐券、参展商调查表等。

2.专业观众登记，收集观众信息（收集观众姓名、单位、职位、地址、电话等基本信

息，并录入数据），及相关卡片（根据观众提交的表格、名片等信息，为现场参展商打印

并发放入场证）

3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用的

网络进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场

的统计、管理、控制和宣传工作，以便统计流量等信息、统计分析。（二）咨询台（服务

柜台和留言中心）

建立现场触摸屏导游系统，帮助参展人员了解展会相关情况和服务，提高参展人员满

意度。安排几名熟悉展会内容的礼仪人员回答参展商和参观者在展会期间遇到的问题，如

厕所的具体位置等。登记参展商和参观者提出的问题，并相应解决。展会期间需要提供服

务柜台和信息中心。基本信息可以在这个中心提供。服务台应有足够的空间放置留言板等。

设置电话，以确保展会期间有关展会的任何信息都能畅通。提供留言，准备足够的笔、电

话簿、当地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。（3）现场管理团队

参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备、

停车等，办理相关手续及缴费。（四）突发事件应对方案

1.在任何情况下，紧急医疗可能随时发生。由于饮食、饮酒、睡眠不足、疲劳和不熟

悉的环境，参展者容易出现各种不适，并容易患上一些心脏病、中风和其他危及生命的疾

病。需要展览工作人员更多的照顾。展览主办方应在当地有关部门或机构的协助下建立紧

急医疗救援系统，安排医疗人员到展览现场，并联系当地医院。一旦有紧急病人，立即安

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排救援，并将其送往医院进行救援。2.每个参与者都应该知道发生火灾时的应对措施。展

览主办方有责任通知客人逃生和紧急出口，并向与会者充分提供防火信息。因此，主办方

应打印防火手册，并将其放入信息袋中，以供参与者参考。在展览现场

重点检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间

都会给他们留下一个很不好的印象，与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期

间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。二、展会现场管理信息系统

的体现（一）组织管理信息化

充分利用互联网、数字处理文件、图片等信息技术，提高展会组织效率。减少组织管

理中缺乏可遵循的规则。（2）企业服务信息化

作为现代服务业，会展的竞争说到底是服务水平的竞争，而只有实现了信息化管理的

服务，才是高水平的服务。（